A auditoria interna é um mecanismo importante realizado dentro da sua própria loja de materiais de construção para avaliar como os processos internos estão sendo realizados e, caso necessário, realizar as alterações necessárias para garantir processos feitos com maior eficiência e, também, sem riscos de ferir a lei no processo.
A auditoria está profundamente alinhada com estratégias de melhoria contínua e compliance, garantindo que seu varejo estará protegido de problemas futuros. A partir dela, é possível identificar problemas e saber como resolvê-los antes que eles comecem a prejudicar os resultados do seu negócio.
Mas como fazer isso? Quais os passos importantes para implementar uma auditoria interna segura e eficiente? Separamos as principais dicas a seguir. Boa leitura.
Atente-se para a formalização do processo
Essa é uma etapa fundamental e que precisa estar bem clara desde o começo do processo: a auditoria interna precisa ser devidamente formalizada para evitar problemas que possam comprometer o andamento da avaliação.
Para isso, é importante que o processo seja devidamente formalizado, ou seja, documentado tanto com o auditor que realizará a avaliação quanto entre seus colaboradores, que deverão ser comunicados sobre o que será feito.
Isso também ajuda a nortear as atividades do avaliador. A partir dele é possível ter um norte sobre determinadas questões, entre elas:
- quais são os processos que devem ser avaliados;
- prazos de realização da auditoria e deadline final;
- a quem o auditor deve se reportar em caso de problemas;
- quais pontos devem estar presentes no relatório final;
- confidencialidade do processo de auditoria, mesmo quando a pessoa sair da empresa;
- deixar claro as justificativas da auditoria, entre outros pontos.
A formalização pode passar pela comunicação, com seus profissionais, da realização da auditoria. Em alguns casos, a realização pode comprometer as atividades do dia a dia e, portanto, eles devem ser informados previamente.
Tenha uma equipe de auditores bem capacitada
Um primeiro ponto é ter profissionais para atuar como auditores internos que sejam especializados em realizar este tipo de operação. Neste caso, é importante que você contrate pessoas capacitadas para este tipo de ação.
Pense da seguinte forma: se há falhas que estão passando despercebidas, provavelmente a sua avaliação não a encontrará. Outros profissionais, mesmo que sejam lideranças, também não perceberão esses pontos, afinal, eles estão imersos nos processos e também terão a mesma dificuldade.
Por isso, escolha uma equipe de auditoria capacitada para realizar este tipo de processo e, assim, garantir maior lisura e eficácia nos processos de avaliação interna. Isso fará toda a diferença para o sucesso da estratégia.
Elabore um bom cronograma
As auditorias internas precisam ter datas bem claras para começar e terminar. Por isso, os gestores devem definir, em conjunto com os auditores contratados, um cronograma de ação. A partir dele é possível, também, acompanhar cada etapa que será realizada.
Isso ajuda, também, a envolver os profissionais nos processos, para que eles possam fazer parte do planejamento. Com isso, evita-se situações de insegurança no ambiente interno, o que pode prejudicar o clima organizacional naquele período.
Muitos colaboradores acreditam que os processos de auditoria são um momento de instabilidade para eles, com risco de demissões por qualquer problema encontrado. Por isso é muito importante trazê-los para o processo e, assim, ajudar que eles possam ser feitos da melhor forma possível.
Ele pode, inclusive, oferecer informações interessantes que podem contribuir para melhores resultados na auditoria. Por exemplo, um colaborador pode indicar uma sugestão de realização de organização de estoque de forma mais eficiente e que ainda não havia sido implementado. Para isso, é importante que eles se sintam confortáveis para poderem expressar suas opiniões neste momento.
O cronograma também ajuda a deixar os processos mais fluidos. Para sua elaboração, considere os seguintes pontos:
- como começará o processo de auditoria;
- quais demandas o processo terá;
- quais ferramentas precisam ser utilizadas para a auditoria;
- quais pontos específicos serão avaliados internamente para a auditoria;
- quem será o responsável por cada processo.
Tenha objetivos claros para a realização da auditoria
Toda auditoria tem um objetivo para ser realizada. Quanto mais clara ela for, de forma mais precisa os profissionais vão conseguir avaliar o que eles precisam acompanhar e, assim, identificar os pontos que precisam ter maior atenção para avaliação.
Assim, alguns pontos que podem ser levantados como objetivos na auditoria interna são:
- realização de mapeamento de processos;
- identificação de gargalos nos processos;
- adequação com as legislações vigentes;
- o que deve ser mudado para que alterações internas sejam implementadas;
- correção de problemas e mudanças.
A partir disso, os auditores conseguem identificar o que demanda maior atenção e focar suas atividades nessas questões, evitando percepções equivocadas ou que algo passe despercebido.
Essa etapa ajuda, por exemplo, na criação de um checklist personalizado para a auditoria interna, da forma como deverá ser realizada. Sem isso, o profissional responsável pode ficar perdido e deixar pontos importantes de fora.
Utilize métricas de acompanhamento de resultados
Além de realizar os processos de forma adequada, é fundamental também analisar os resultados obtidos para verificar o que precisa ser modificado, seja para impulsionar as ações, seja para consertar algum tipo de falha que possa comprometer o crescimento do seu varejo.
Além disso, pode indicar o melhor momento para algumas ações importantes, como expansão do negócio, migração para e-commerce, comercializar outros produtos, entre outros pontos importantes.
As métricas são fundamentais, também, para identificar se os objetivos propostos foram alcançados. Por isso, não deixe de escolher aquelas que mais se adéquam ao tipo de auditoria que está sendo realizada.
A auditoria interna tem um papel fundamental tanto para o crescimento quanto para a correção de falhas internas em seu negócio. Por isso ela está tão alinhada com os processos de melhoria contínua (presente em modelos de gestão da qualidade), essenciais para proteger seu varejo de eventuais questões que possam pegá-lo de surpresa.
Algumas das vantagens em sua adoção são:
- identificação e correção de gargalos;
- tomadas de decisões melhor acertadas;
- melhor uso de controles;
- definição de planos futuros para o negócio, entre outros.
Você já aplicou a auditoria interna em sua loja? Tem dúvidas sobre essa questão? Deixe nos comentários e responderemos a você.