Quando Lucas leu o relatório do setor financeiro, que apontava o fechamento do terceiro trimestre seguido com as contas no negativo, não sabia dizer do que ou de quem era a culpa. Os problemas chegavam de todos os lugares e ele não tinha nem mesmo um sistema de gestão de vendas ou ERP que pudessem ajudá-lo na investigação.
Ele cansou de ouvir reclamações de clientes por atrasos nas entregas e perdeu as contas de quantas notas fiscais estavam incompletas ou preenchidas incorretamente. Até as redes sociais, que resolveu criar para divulgar seus produtos e serviços, estavam trazendo complicações para a imagem do negócio, com comentários negativos.
Ou seja, a situação parecia um monstro de muitas cabeças e difícil de ser combatido em vista de suas múltiplas facetas. Determinado a sair dessa situação, porém, Lucas traçou seu objetivo e foi em busca da solução que salvaria seu negócio. Começava, ali, uma jornada que o fez enxergar seu negócio como nunca imaginara antes.
Mapeando os problemas da loja de material de construção
Todo empresário sabe que a rotina e a gestão de uma loja de materiais de construção são intensas. Problemas urgentes a serem resolvidos, clientes pedindo atenção do dono e outras demandas que, no final do dia, não deixam um espaço para o planejamento do futuro.
Essa falta de tempo para criar estratégias também não permitia que o Lucas identificasse a raiz dos problemas que estava enfrentando. Ele sabia que tinha mais despesas do que receita, mas não sabia a origem dessa situação. Então, decidiu fazer uma lista de tudo aquilo que desejaria mudar:
- vendas com baixa rentabilidade: ele viu que tinha volume de cotações, mas elas nem sempre eram convertidas ou tinham boa margem de lucro;
- abordagem de vendas ineficazes: como os vendedores não tinham dimensão total do estoque, não ofereciam produtos que poderiam complementar a compra do cliente e aumentar o valor total da aquisição;
- falhas na gestão de compra: o controle do estoque era ruim, produtos vendidos nem sempre recebiam baixa e o setor de compras não fazia a reposição dos itens do estoque devidamente, ora deixando itens em falta, ora aumentando excessivamente seu volume;
- problemas de comunicação entre setores: as áreas comercial, de compras e de estoque estavam, constantemente, colocando a culpa uma na outra pelos problemas que aconteciam entre elas;
- imagem ruim do negócio: aumento significativo de reclamações quanto ao atraso na entrega de mercadorias, falhas nos itens enviados ao cliente e até recibo fiscal incorreto.
Ele percebeu que tinha problemas sistêmicos e graves. Sem uma solução que trouxesse estrutura e organização para seu processamento, seu negócio viria a ruir pouco a pouco.
Usando as oportunidades do mercado como incentivo
Lucas ouvia muitos empresários atribuindo a culpa da redução de vendas na desaceleração do mercado. Mas esse não era seu problema. Afinal de contas, tinha ótimas relações com as construtoras da cidade e, como construiu sua loja do zero, havia conquistado muitos clientes fiéis com sua simpatia.
Ou seja, ele tinha ótimas oportunidades e conexões no mercado e isso era uma vantagem da loja que, por muitos anos, havia trazido bons retornos financeiros. Mas, com o aumento da competição e a expansão do negócio, era hora de trazer mais eficiência para sua gestão e corrigir essas falhas.
Construindo uma solução para a loja do Lucas
Nosso personagem deve lembrar você de muitos empreendedores do segmento, não é verdade? Como um bom empreendedor, Lucas fez o que todos os gestores deveriam fazer: conversou com seu time, pediu opinião dos clientes, buscou referências e autoridades no mercado que pudessem ajudá-lo com a solução necessária.
Da conversa com seus funcionários, percebeu que centralizar as informações em um sistema de gestão ajudaria na comunicação entre os setores. Com as informações geradas, teria uma visão completa da performance da loja e de cada vendedor.
Falando com seus clientes, entendeu que organizar o processo, desde a cotação até a entrega e o pós-venda, daria mais confiabilidade e eficiência para a loja.
Pesquisando o mercado, as soluções usadas pelos concorrentes e parceiros do mesmo segmento, Lucas concluiu sua investigação e entendeu que adotar um sistema de gestão para suas vendas e setores de apoio seria a escolha mais acertada.
Havia apenas uma dúvida: se um ERP conseguiria atender as especificidades que seu negócio enfrentava, e, principalmente, se a contratação não aumentaria tanto as contas negativas do seu negócio.
Encontrando a resposta certa no ERP MicroUniverso
Esse impasse para o investimento em ferramentas de gestão é muito comum entre os empresários, assim como a resistência de alguns deles para mudar um modelo de administração tradicional passado de pai para filho. Mas, no final das contas, é o poder de competitividade do negócio que também está em jogo, não é mesmo?
No mercado das lojas de materiais de construção, a diferença de preços dos produtos entre concorrentes é mínima. Por isso, qualquer economia, otimização da venda e gestão de estoque podem aumentar a margem de lucros do negócio e sua capacidade para negociar orçamentos com o cliente.
Lucas então, entendeu que era o momento de modernizar sua gestão. Encontrou na MicroUniverso todos os diferenciais de que precisava, inclusive um suporte colaborativo no processo de implantação e acompanhamento do uso da ferramenta.
A MicroUniverso desenvolve sistemas integrados exclusivos para lojas de materiais de construção e home centers, que era uma preocupação do Lucas. Além disso, suas funcionalidades agiam diretamente nos problemas que o empresário havia mapeado.
O sistema integrava gestão de vendas, compras, financeiro, logística, fiscal, estoque, fornecedores e comercial em um único ambiente. Assim, as vendas realizadas reservavam, imediatamente, os itens do estoque, por exemplo.
O sistema da venda listava digitalmente os itens relacionados na compra que eram transmitidos para a emissão da nota fiscal. Todos os processos, que antes geravam falhas, agora estavam organizados em um sistema inteligente.
Assim, ele usou os primeiros relatórios de vendas do sistema para analisar o desempenho dos vendedores. Na sequência, criou um plano de metas em que os produtos com menor giro de estoque e maior margem de lucros dariam mais comissões para a equipe.
Seu programa de oferta de crediário, que era limitado pela dificuldade de controle, foi, finalmente, colocado em prática e divulgado amplamente para os clientes, aumentando o ticket médio da venda. No final do primeiro mês após a implantação, a mudança nos resultados já havia sido bem expressiva.
Preparando a loja para o futuro
O custo-benefício do ERP também chamou sua atenção, assim como sua preocupação com a segurança das informações e a oferta de soluções que antes nem passavam na cabeça de Lucas. Uma delas, a possibilidade de aprovar orçamentos remotamente.
O sistema automatizava etapas, trazia informações estratégicas para os funcionários e, por consequência, permitia que o gestor delegasse algumas tomadas de decisão para os responsáveis de cada área. Em resumo, ele pôde, finalmente, dedicar seu tempo ao planejamento do futuro do seu negócio.
Sabemos que muitas lojas de construção vivem momentos e impasses como o de Lucas. Algumas, porque ainda guardam muito de sua essência da gestão familiar dos negócios. Outras, porque a rotina diária é tão frenética que não permite que o empresário acompanhe suas finanças.
Um sistema de gestão integrado não traz apenas a modernização. Ele também automatiza algumas funções que, sem o ERP, demandariam tempo e recursos humanos.
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