Ter um controle eficiente do estoque de materiais sempre foi um dos maiores desafios enfrentados por lojistas do varejo de materiais de construção. Isso porque se trata de uma área com bastante demanda por parte dos consumidores e erros podem comprometer mais que apenas a rentabilidade, mas também o bom atendimento ao cliente.
É fundamental, portanto, que o responsável por essa área fique atento para solucionar as principais questões envolvidas, a fim de obter melhores resultados e, consequentemente, fidelizar seus clientes, bem como evitar problemas. Por isso, leia este artigo até o fim, pois reunimos alguns pontos extremamente importantes que vão auxiliar os empreendedores a conquistar melhores resultados e evitar prejuízos que comprometam a saúde financeira do negócio.
Boa leitura!
A importância do controle de estoque para o varejo de materiais de construção
O próprio controle de estoque já é bastante desafiador para o gestor da área de materiais de construção. Afinal, falamos de uma área na qual há uma procura constante pelos itens vendidos, bem como há uma grande variedade de tipos de produtos, de forma que o controle precisa ser impecável para que não falte nenhum item.
Diante disso, é importante conseguir unir controle, estratégia e, principalmente, uma análise eficiente do seu estoque. Assim, é possível saber quais são os itens que mais saem, quais devem ser repostos constantemente, quais necessitam de um armazenamento diferente, entre outros.
Sem isso, sua loja poderá passar por problemas de falta de itens fundamentais e, com isso, perder grandes oportunidades de vendas. Por isso, é fundamental saber identificar quais são os principais erros e, principalmente, quais soluções podem ser implementadas para auxiliar no processo de controle.
As principais dicas para obter maior eficiência no controle de estoque de materiais
Potencializar os resultados é fundamental para obter maior eficiência e, consequentemente, ter um controle adequado no estoque de materiais, evitando problemas que possam vir a acontecer. Vamos mostrar as principais dicas a seguir.
Evite o controle manual
Minimizar as chances de falhas e erros nos preenchimentos é fundamental para conseguir melhores resultados no controle de estoque da sua loja de materiais de construção. Um dos principais pontos de falhas é, justamente, no preenchimento manual do controle realizado.
Se o colaborador realizar algum preenchimento inadequado, pode-se gerar inconsistência nas informações e, assim, prejudicar o processo de controle como um todo. Por exemplo, dados errados sobre entrada ou saída de itens pode levar ao atraso da reposição e, assim, faltar itens para seus clientes.
Observe o desempenho dos produtos
Para definir ciclos de compras, é importante observar o desempenho dos produtos em seu negócio. Avalie, por exemplo, qual a média semanal e mensal de vendas de determinados itens. Com isso, você consegue observar quais deles vendem mais rapidamente e, consequentemente, precisarão de reposições mais rápidas. Assim, pode ocorrer uma negociação com os fornecedores, para obter melhores preços nos itens que são repostos com mais frequência.
Organize-os de acordo com a demanda
Quais são os itens que são mais solicitados, têm maior demanda e, portanto, devem ter maior atenção por parte dos profissionais que controlam os estoques? Observar quais são esses itens e organizá-los pode ser importante para cumprir o que falamos na etapa anterior.
Isso é fundamental não só para questões de reposição. Também pode ser utilizado para organização do seu estoque. Afinal, pense na seguinte situação: um determinado produto, de alta saída em seu negócio, foi armazenado de forma errada, dificultando sua retirada por ter outros itens que não têm a mesma vazão na sua frente. Se a retirada for feita na loja, isso pode atrasar a entrega para o cliente.
Com isso, os colaboradores podem ter dificuldades em terminar o atendimento ao cliente, gerando experiências ruins e que podem afastar a pessoa da sua loja, pela demora. Por isso, é fundamental organizar o seu armazém de acordo com as previsões de saída do negócio.
Conte com uma boa equipe
A eficiência no controle do estoque está relacionada com equipes consistentes, capazes de trazer melhores resultados para o seu negócio. Isso envolve preparar os envolvidos para atuarem em prol de uma gestão de estoque eficiente, minimizando erros e agindo de forma proativa para manter dados atualizados, organização no estoque, reposição dos itens, entre outros pontos. Para isso, treine suas equipes para agirem de forma eficiente, sinergética e de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa.
Faça a reposição estratégica
A reposição em seu negócio precisa acompanhar o giro de estoque da sua loja de materiais de construção. Por isso, é fundamental realizar uma reposição estratégica. Para isso, algumas dicas importantes são:
- faça a previsão de demanda pelo consumo;
- conheça o seu público;
- analise o processo de venda e entrega dos seus fornecedores, para identificar a antecedência com a qual precisa solicitar a reposição dos itens;
- tenha um bom relacionamento com seus fornecedores, para ter melhores condições nesse momento.
Otimize a gestão de compras
Alguns pontos que abordamos acima estão relacionados com a gestão de compras no varejo. Ou seja, a importância de prospectar bons fornecedores, negociar com eles, garantir prazos melhores, descontos, fidelização, ter um maior controle sobre as compras realizadas, entre outros.
Sendo assim, são alguns dos passos fundamentais para otimizar a gestão de compras:
- tenha um orçamento para compras previamente definido;
- analise os principais fornecedores do setor;
- verifique a reputação dos fornecedores;
- identifique diferenciais das empresas;
- avalie a qualidade dos insumos adquiridos;
- estabeleça diálogo com os possíveis vendedores, para estreitar laços;
- automatize a gestão de pedidos;
- antecipe as necessidades da empresa, entre outros.
Os erros mais comuns na área de controle de estoque
Para que o controle de estoque seja, de fato, eficiente, é fundamental saber quais são os principais erros que ocorrem nesse processo, a fim de encontrar formas de reduzir suas ocorrências. Então, continue lendo e vamos mostrar quais são os mais recorrentes e com potencial chance de causar prejuízos para seu varejo de material de construções.
Deixar faltar produtos
Imagine que você faz uma obra em sua casa e precise recorrer rapidamente a uma loja de material de construção para comprar uma tinta para pintar a parede. Ao chegar no local, o tom escolhido não está disponível. Qual será a sua reação? Esperar chegar o item ou buscá-lo em outra loja para agilizar o processo e terminar logo a pintura? Provavelmente a resposta será a segunda opção, não é mesmo?
O seu cliente pensa da mesma forma. Um erro grave é deixar que ocorra falta de itens essenciais em seu estoque. Isso ocorre, principalmente, por falhas no controle de entrada e saída de itens, bem como a solicitação de reposição junto ao fornecedor.
Um dos problemas mais comuns que podem acontecer é quando alguns produtos ficam sem o devido giro ou quando faltam itens em estoque para atender à demanda de vendas. Isso gera transtornos como atrasos nas entregas das mercadorias e pode, até mesmo, comprometer todo o processo produtivo varejista.
Ter mercadorias em excesso no estoque
Da mesma forma que a falta de itens pode ser um grande prejuízo, excesso de mercadorias também pode ser prejudicial para seu negócio. Itens encalhados podem ser danificados ou estragarem com o tempo (no caso de terem prazos de validade, como tintas, vernizes, produtos químicos, entre outros).
Além disso, esses itens podem ocupar o espaço que poderia ser disponibilizado para a estocagem de outros produtos com giro de estoque maior. Por isso, o gestor deve avaliar quando há materiais que estejam encalhados e providenciar ações para minimizar a questão.
Não fazer o armazenamento adequado dos itens
Muitos itens vendidos em lojas de material de construção são frágeis, ou seja, necessitam de um acondicionamento adequado para evitar perdas por quebras ou avarias. É o caso, por exemplo, de pisos, materiais plásticos, vidros, peças delicadas, entre outros.
Se o responsável pelo estoque cometer erros no armazenamento dessas peças, poderá quebrá-las e, consequentemente, não será possível comercializá-las. Mesmo que sejam poucas peças com problemas, isso pode gerar, futuramente, um prejuízo considerável.
Desconhecer o período médio de estoque
A falta de itens pode ocorrer, justamente, pelo desconhecimento do tempo médio de permanência de um item em seu estoque. Esse é um indicador importante e, por isso, deve ser calculado com cuidado para evitar erros. Esse indicador permite evitar desperdícios gerados pelo excesso de investimento em determinados produtos que não tenham tanta saída. Lembre-se de que a reposição de estoque pode ser altamente dispendiosa e, por isso, merece atenção.
Não realizar o acompanhamento do giro de estoque
O giro é um indicador semelhante ao período médio de estoque. Ele permite avaliar o desempenho de um estoque, a qualidade dos itens armazenados e verificar a quantidade vendida de determinado produto dentro do período especificado. Dessa forma, o gestor pode estudar formas de diminuir o tempo médio de permanência do item em estoque e melhorar o tempo de giro.
Não organizar adequadamente o seu estoque
Imagine o tempo perdido ao buscar produtos por não estarem organizados em ordem de prioridade? Em cada compra, isso pode significar alguns minutos, mas no fim de um dia pode significar horas de desperdício. Além disso, seu cliente quer esperar o mínimo possível por um atendimento, o que reforça a necessidade de agilidade ao separar itens armazenados.
Assim, um erro comum é não deixar os itens com maior volume de saída diária de forma mais desimpedida, sendo necessária uma reorganização para acessá-lo. Lembre-se de que o posicionamento dos produtos no local também é estratégico.
Não pesquisar sobre como realizar um gerenciamento de estoque eficiente
O estoque cumpre uma função estratégica em todas as organizações. No varejo de material de construção não é diferente. Por isso, é fundamental que o responsável esteja sempre pesquisando formas de realizar um bom gerenciamento, desde o controle dos itens presentes, organização, giro de estoque, entre outros. Por isso, ele deve se dedicar a buscar soluções inteligentes que podem facilitar o processo, bem como aderir às tecnologias existentes para esse fim.
O auxílio de um software ERP no processo de gestão e controle de estoque no varejo
Observando o setor, é nítido que os varejos de materiais de construção que têm um controle de estoque eficiente sempre contam com um sistema de gestão, que domina cada etapa operacional para apoiar, principalmente, a área de vendas.
Assim, uma das ações mais importantes realizadas com o auxílio do sistema de gestão é a possibilidade de identificar a reposição de produtos estratégicos e, até mesmo, o momento mais adequado para uma promoção de queima de estoque. Além disso, o sistema de gestão auxilia a evitar o superdimensionamento das compras, impedindo que o capital investido fique parado nas prateleiras e gôndolas.
O ERP é capaz, de forma automatizada, de verificar qual é o momento estratégico para a realização das compras, notificando o gestor responsável sobre a questão. Com isso, ganha-se maior agilidade e diminuem-se os índices de erros nesse quesito.
A tecnologia da informação é a maior aliada do lojista. Por isso, o ERP MicroUniverso conta com as funcionalidades abaixo que são essenciais na gestão do estoque, proporcionando o aumento das vendas e a redução dos custos.
- tratamento adequado de devoluções, trocas, perdas e avarias;
- inventariar o estoque periodicamente com o auxílio do coletor de dados;
- conferência eletrônica nas entradas e saídas dos produtos;
- análise de demanda por grupos de produtos ou fornecedores;
- sugestões de compras automáticas em função do nível de estoque.
Com isso, você pode assegurar que haverá uma redução significativa nos erros da gestão de armazenamento em seu varejo de material de construção, diminuindo possíveis prejuízos que comprometam a rentabilidade do negócio, bem como uma melhor gestão de tempo na realização dessa tarefa.
As consequências de não contar com a tecnologia para controle de estoque
Muitos donos de lojas de material de construção, por acharem que são empreendimentos relativamente pequenos, não veem necessidade em implantar um ERP específico para a área. Esse talvez seja um dos maiores erros para o crescimento do seu negócio.
Afinal, os sistemas específicos para a área de construção têm funções essenciais, capazes de colaborar com as atividades cotidianas da sua empresa. Com isso, relutar em sua adesão pode trazer consequências severas, tais como:
- maior tempo para realização de tarefas;
- encalhamento de itens no estoque;
- reduz as possibilidades de uma inteligência operacional nas suas rotinas;
- perda de uma gestão integrada;
- problemas no gerenciamento de tempo;
- pode ter um processo falho de cotação com fornecedores;
- podem ocorrer falhas nos processos de registro de entrada e saída de itens;
- gera a necessidade de um maior número de recontagens no estoque da sua empresa;
- maior desperdício na compra de itens para reposição de estoque;
- falta de clareza sobre o giro de estoque da sua loja;
- falta de itens, por falhas na reposição;
- insatisfação do cliente e perda de oportunidades de vendas, geradas pela falta de itens importantes em seu negócio;
- o atendimento pode perder qualidade devido aos problemas que seus colaboradores podem ter sobre o estoque;
- queda na rentabilidade e na reputação do seu negócio no mercado, entre outros.
Se, ainda assim, tiver dúvidas, é importante acompanhar se a sua loja apresenta os 5 sinais que indicam que é hora de investir em um ERP.
Além disso, a pandemia do coronavírus evidenciou a importância de as organizações promoverem a transformação digital nos ambientes de negócios, principalmente nos pequenos. Aqueles que ainda não implementavam tecnologias que realizavam a migração para o digital tiveram uma grande dificuldade em continuar suas atividades, passando-as para o online.
Com isso, muitas precisaram realizar a transação às pressas, sem o planejamento adequado — isso coloca em xeque as transformações aplicadas, de forma que se torna necessário, depois, uma série de alterações para transformá-las, de fato, em eficientes.
Por isso, é importante aproveitar enquanto há a possibilidade de realizar as transformações de forma adequada, com planejamento, e garantir maior eficiência para a sua empresa. Assim, evita-se surpresas em casos de problemas e torna sua loja de material de construção mais preparada para o futuro dos negócios.
O controle do estoque de materiais pode ser consideravelmente desafiador para a organização. Contudo, quando bem-feito, é capaz de trazer uma série de benefícios, incluindo o aumento da lucratividade devido à redução de perdas significativas, bem como proporcionar uma melhor experiência para os clientes. Assim, é fundamental ter as melhores tecnologias ao seu lado nesse processo.
Como falamos, erros graves podem ocorrer quando não cuidamos da gestão de estoque de forma eficiente, trazendo consequências severas para o seu negócio. Então, entenda como o controle bem-feito atua para evitar a ruptura de estoque. Confira!
