A gestão e o controle de estoque são itens muito importantes para reduzir custos e melhorar os resultados em empresas do ramo de materiais de construção e home center. Sem uma maneira eficaz de realizar esse controle, toda a cadeia de abastecimento pode ser afetada com a falta ou desperdício de produtos, fazendo com que sua empresa não consiga atender seu cliente de maneira adequada, impactando na lucratividade do negócio.
No entanto, sabemos que gerenciar a movimentação de mercadorias em médios e grandes pontos de vendas não é tarefa fácil. Sendo assim, podemos afirmar que uma gestão de estoque bem-planejada e executada garante um melhor retorno para o negócio e previne diversos problemas.
Para ajudá-lo nessa missão, separamos dicas essenciais para otimizar a rotina de controle de estoque na sua empresa. Confira!
Conheça os benefícios
O primeiro e, talvez, o mais importante passo para realizar um bom controle de estoque é entender a sua importância dentro da empresa e os benefícios que ele é capaz de gerar.
Inicialmente, a função principal do controle de estoque é garantir que sempre haja mercadoria à disposição dos consumidores.
Porém, é preciso identificar a quantidade certa de produtos armazenados para não comprometer o orçamento da empresa, sofrer perdas de produtos por obsolescência ou outros fatores.
Logo, controlar o estoque da sua empresa é uma tarefa capaz de gerar diversas vantagens, como:
- investir nos produtos certos;
- conhecer as necessidades do estoque;
- aumentar as informações disponíveis sobre vendas;
- controlar as entradas e saídas de produtos;
- trabalhar uma estratégia de estocagem concisa;
- identificar o fornecedor mais adequado para a necessidade da empresa;
- desenvolver previsões e estimativas mais precisas;
- reduzir custos com estocagem e perdas de mercadoria;
- otimizar a qualidade dos produtos;
- simplificar as operações de estoque.
Para que esses benefícios sejam alcançados, indicamos algumas dicas. Continue lendo este post até o final!
Otimize os processos de compras
Para garantir que seu estoque esteja abastecido com as quantidades necessárias de produtos, é importante ter definido procedimentos de compra de acordo com dados gerados de entrada e saída de mercadorias, assim como o histórico de vendas e os padrões de procura dos itens que sua loja comercializa.
Nessa análise de informações, classifique também os produtos que não vendidos dentro de um determinado período. Esses itens que, podem ser classificados de estoque obsoleto, devem ser colocados em liquidação, por exemplo, para eliminar custos desnecessários e otimizar a dinâmica de armazenamento.
Sendo assim, para reduzir os custos desnecessários e riscos de obsolescência, é essencial que, nesse processo de compra, sejam sempre avaliadas todas as informações pertinentes ao giro de mercadorias para que a tomada de decisão seja, nesse momento, realizada de maneira inteligente e rápida. Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada, contribuindo muito para a competitividade da empresa.
Crie padrões e políticas anuais de estocagem
Apesar de ser trabalhoso no início, os padrões podem facilitar muito os processos a longo prazo. Um dos pontos mais importantes em relação à padronização do estoque da sua empresa está na qualidade do local e na forma em que as mercadorias serão armazenadas. Esteja atento para detalhes como:
- espaço disponível;
- umidade do ambiente;
- temperatura;
- arrumação e limpeza.
Outra dica interessante em relação aos padrões é decidir o método de classificação dos produtos, ou seja, o layout no qual estarão distribuídas as mercadorias. Para isso, você pode utilizar a organização do estoque em A, B e C, seguindo os passos:
- aloque a zona A próxima da saída e a C no local com acesso mais difícil;
- liste e classifique os produtos de acordo com o seu volume de movimentação (A para aqueles com maior saída, C para os com menor);
- distribua os produtos de acordo com a sua classificação.
Esse método diminui tempo e custo com movimentação de produtos dentro do estoque, acelerando os processos logísticos.
Já as políticas, servem para ajudar a administrar o fluxo de produtos de acordo com as variações de demanda decorrentes dos períodos sazonais, por exemplo. Assim, são estabelecidos os níveis máximos e mínimos de mercadoria em estoque, os tipos e a quantidade mínima de segurança.
Defina um orçamento para o estoque
A prática mais comum em muitas empresas é definir um orçamento anual para seu estoque. Para evitar imprevistos e atender a todas as necessidades referente a compras e operações de manutenção de estoque, esses orçamentos geralmente são planejados e definidos com bastante antecedência.
Para isso, devemos considerar uma série de fatores para definir esse orçamento de estoque para garantir o abastecimento adequado para todo o período definido como:
- custo de armazenamento;
- custos operacionais fixos;
- custos com transporte;
- despesas diversas.
Registre tudo
Não importa se você tem um controle de estoque manual ou automatizado, quando uma mercadoria é adquirida pela sua empresa, ela precisa ter um cadastro. A partir daí, qualquer movimentação realizada com esse produto deve ser registrada, atualizando seu cadastro com o status atual.
Esse é um comportamento que serve para entradas, saídas, mercadorias prontas, insumos etc.
Analise com frequência seu inventário
Para que a gestão e controle de estoque seja executada de maneira correta é necessário que seja realizado, de tempos em tempos, uma contagem do estoque e, em seguida, contabilizado em seu inventário todos os dados coletados.
Essa inspeção periódica permite encontrar falhas antes que elas se tornem problemas maiores. Essa verificação deve ser feita de acordo com os produtos armazenados e os riscos envolvidos.
Sendo assim, esse processo não garante apenas um maior controle administrativo, como o registro de itens, a categorização de produtos e uma melhor organização do espaço. Aproveite esse momento para aprimorar seus processos de armazenamento de mercadorias e aprimorá-los.
Calcule e estabeleça volumes de giro
Decidir o mínimo que o seu estoque precisa manter para que a empresa continue funcionando é algo muito importante. Assim, antes mesmo que determinado produto falte nas prateleiras, ele já será reposto. O inverso disso é o estoque máximo, que é a capacidade limite possível de armazenar.
Essas duas determinações são essenciais para evitar dois extremos:
- a falta de produtos na loja;
- o excesso de estoque parado.
Resolvidos esses dois fatores, é hora de pensar no volume de giro que o seu estoque tem. Isso significa calcular a taxa média entre a relação de tempo e quantidade de mercadorias que são movimentadas na empresa.
Com esse cálculo, é possível observar quais são os produtos que representam maior rentabilidade e quais acabam custando mais para a empresa. Além disso, você terá uma previsão de quanto tempo levará para comercializar determinado item.
Escolha bem os fornecedores
A relação da sua empresa com os fornecedores deve ser vista como uma parceria de negócio. Isso porque o fornecedor é muito mais do que uma empresa que entrega certo produto, ele representa quem fornece:
- a qualidade dos produtos que você comercializa;
- o prazo ideal de reposição das suas mercadorias;
- as condições de pagamento que você necessita.
Portanto, é importante levar todos esses itens em consideração e não apenas o preço que ele está propondo.
No momento de escolher os fornecedores, busque aqueles dispostos a abrir concessões e equilibrar a combinação entre preço, prazo de entrega, qualidade e condições de pagamento.
Lembre-se sempre de estabelecer um relacionamento saudável com essa empresa, afinal, esse pode ser o único meio de você conseguir algumas vantagens no momento de negociar novas transações.
Tenha um calendário de compras
O controle de estoque proporciona uma das maiores vantagens de mercado: conseguir programar as suas compras! Portanto, utilize as informações geradas para melhorar a gestão da sua empresa.
Esse é o momento de utilizar todas as dicas anteriores para agilizar e potencializar seu estoque, criando condições favoráveis ao seu negócio e conseguindo vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes por meio das compras realizadas.
Invista na capacitação de profissionais
Sabemos que os profissionais que fazem a gestão de estoque em uma empresa, devem ser organizados, minuciosos e extremamente atentos quanto a todos os processos que dizem respeito às movimentações de estoque. Isso garante que não haja falha ao fornecer para as equipes de vendas as informações corretas referentes aos produtos.
Para isso, é fundamental investir no treinamento e capacitação de seus colaboradores para evitar gastos desnecessários para sua empresa ou dano em produtos, por exemplo. Além disso, com essa boa prática, o funcionário torna-se mais engajado com a empresa, e ela por sua vez pode imprimir uma forma de trabalho dentro de sua política organizacional.
Utilize um sistema de gestão integrado
Não foi à toa que essa dica ficou para o final deste post. Se você acompanhou até aqui, merece saber o segredo capaz de alavancar a gestão e controle de estoque: tenha um sistema de gestão integrado!
Se as dicas anteriores pareciam trabalhosas para serem colocadas em prática, saiba que existe uma ferramenta capaz de automatizar e integrar boa parte dos processos do estoque. Estamos falando do Enterprise Resource Planning — ERP.
O ERP vai muito além do gerenciamento de estoque e pode otimizar toda a gestão do seu negócio. Em comparação com planilhas isoladas de controle ou programas específicos para gerenciamento de estoque, esse software integra todas as áreas da empresa, cruza informações importantes e gera dados decisivos para a tomada de decisão.
Com ele, é possível realizar uma gestão integrada, capaz de manter os prazos em dia, aumentar a eficiência e produtividade, entregar qualidade e precisão, controlar os custos e muito mais. Tudo isso em um único banco de dados.
Se essas dicas fazem sentido para você, então, entre em contato com nosso time de especialistas e descubra como a MicroUniverso pode contribuir para maior competitividade do seu negócio.
