Uma das coisas que mais incomodava João Batista em sua loja de material de construção era a falta de controle do fluxo de caixa, porque ele sabia que podia estar perdendo muito dinheiro com isso. Na verdade, ele até tinha uma tabela de Excel para fazer esse controle, mas por falta de tempo não conseguia alimentar sua planilha com dados e informações sobre a movimentação financeira da loja todos os dias, como deveria ser.
De fato, João Batista até já ouviu falar sobre o uso de tecnologias mais modernas para controlar o fluxo de caixa, mas ainda tinha um certo receio de investir em um software que não atendesse as suas necessidades e que, por isso, tivesse que trocá-lo em pouco tempo.
Além de não dispor de muitos recursos para isso, a gestão financeira de seu negócio passava por uma série de problemas, até mesmo da ordem de chegar a duvidar da competência de seus funcionários. O fato é que, como nada estava registrado, as coisas estavam saindo do controle.
Não basta só registrar as “contas a pagar” e “contas a receber”
Dessa vez, foi Cleiton quem apareceu com um boleto de fornecedor para pagar e ninguém sabia que pedido era aquele. Só havia o valor, a data de vencimento e o nome do fornecedor.
Lá foi João Batista parar tudo para checar o que foi comprado, em qual data e quem fez o pedido. Além de deixar o balcão de atendimento defasado, ele tinha outras tantas questões para resolver. Então, antes de ligar para o credor daquele boleto, ele relembrou de uma conversa que teve com o gerente da loja, Antônio, seu funcionário há mais de dez anos:
— Batista, o controle do fluxo de caixa da loja está uma bagunça. Muita conta não tem sido registrada e, quando registramos, esquecemos de especificar as informações do pedido. Sua loja já está ficando maior, precisa de uma solução mais moderna, não basta apenas registrar as “contas a pagar” e “contas a receber” em planilhas incompletas de Excel, poxa! Ninguém aqui tem tempo para isso.
João Batista ponderou, alegou que trabalhavam dessa forma há quinze anos, e que se a loja cresceu é porque as coisas funcionavam bem do jeito que estavam. Depois, continuou:
— Gastar dinheiro com softwares uma hora dessas só vai nos dar dor de cabeça, e ainda corremos o risco de nem saber operar tanta tecnologia.
Antônio, com um ar de preocupação, encerrou o assunto:
— Tudo bem, se você acredita que estamos com a gestão financeira sob controle, não está mais aqui quem falou. Só não podemos reclamar depois de prejuízos causados por falta de gestão.
Aquele diálogo visivelmente destacava a preocupação por parte do funcionário que João Batista mais confiava, afinal, Antônio sempre foi seu braço direito na loja. Então, soou o alerta da caixa de mensagens na tela de seu computador — um novo e-mail com dizeres em negrito havia chegado.
“Como a gestão integrada pode ajudar um varejo de material de construção”
Esse era o assunto do e-mail que havia acabado de chegar. O conteúdo bastante objetivo da mensagem despertou em João Batista a reflexão a respeito de que o que faltava em sua loja era justamente a integração das informações para resolver a falta de controle de seu fluxo de caixa.
Então, ele leu, fez algumas anotações importantes e continuou navegando por outros conteúdos do blog da MicroUniverso. O mais interessante era a objetividade dos posts, todos muito pertinentes em relação aos desafios e demandas de uma loja de material de construção.
Na mesma semana, ele fez outra pequena imersão nos textos daquele site. Viu dicas para prevenir perdas e danos, leu sobre precificação dos produtos da loja, descobriu como um sistema pode ajudar em sua receita previsível, enfim, muitos artigos sobre gestão integrada e controle de contas, além dos casos de sucesso da MicroUniverso.
Inclusive, entre esses casos de sucesso havia lojas de material de construção de todos os portes, desde pequenas, médias e até grandes. Aliás, ele identificou uma que ficava no bairro onde seus pais moravam atualmente, e que tinha o mesmo porte que a sua. Aquilo foi o “clique” que João Batista precisava para perceber a necessidade de uma demonstração daquele sistema.
Quero saber como o ERP MicroUniverso pode ajudar a melhorar os desafios do controle de fluxo de caixa
João Batista fez o que era preciso para receber um retorno do consultor da MicroUniverso e foi prontamente atendido. No e-mail, o consultor questionava quais eram suas principais dúvidas, qual o melhor horário para fazer contato e se ele gostaria de agendar uma conversa por videoconferência, ideia que foi imediatamente aceita.
No entanto, João Batista percebeu que aquele era o momento ideal para mudar alguns procedimentos e, um dia antes do combinado, reuniu sua equipe e pediu que todos listassem os principais entraves que enxergavam na gestão financeira da loja. Entre eles, os mais citados foram:
- falhas nos registros de “contas a pagar” e “contas a receber”;
- falhas no controle de boletos dos fornecedores;
- dificuldades para faturar entregas futuras, provenientes de encomendas dos clientes;
- ausência de integração entre os setores, o que dificulta tanto o compartilhamento quanto a visualização e análise das informações;
- problemas na contabilidade interna e gestão de caixa.
O maior interesse em solucionar o problema por parte de João Batista foi percebido por todos os funcionários, inclusive por Cleiton, que vivia apreensivo por não saber dar explicações precisas a respeito das contas.
Outro ponto que também ficou muito claro foram as vantagens e a robustez do ERP MicroUniverso. Trata-se de um sistema que atenderia, sim, todas as necessidades da loja de João Batista, sem contar que os responsáveis ainda passariam por um treinamento a fim de conhecer melhor todas as funcionalidades e saber como usá-lo da melhor forma possível.
Assim, João Batista optou pela contratação do ERP MicroUniverso, encerrando rapidamente as negociações. Contudo, ele sentia que precisava ser justo com um de seus funcionários mais dedicados, mas que ultimamente estava insatisfeito com tanta cobrança, e não teve dúvidas em promover Cleiton como gestor financeiro.
Aquela atitude mudou completamente a falta de organização e controle de fluxo de caixa, afinal, Cleiton era um dos mais interessados na integração de dados. Dessa forma, a implementação do ERP MicroUniverso foi realizada com sucesso, uma vez que seu acompanhamento especializado e treinamento deram ainda mais segurança para o processo.
Um fluxo de caixa bem controlado é vital para qualquer negócio
De acordo com a lista dos principais problemas de gestão financeira elaborada pelo time da loja de material de construção de João Batista, o mais preocupante era a falta de alimentação de informações no sistema, algo essencial até para a sobrevivência do negócio.
Isso ficou muito claro para João Batista, Antônio e Cleiton, que agora podiam contar com relatórios gerenciais para acompanhar a evolução das finanças por meio de recursos como o “drill down”, ou o equivalente em português à expressão “de cima para baixo”. Essa funcionalidade nada mais é que navegar por dentro da informação só com o mouse, ou seja, sair da informação mais sintética e ir para a mais analítica com apenas alguns cliques.
Então, por exemplo, vamos imaginar que Cleiton fez uma consulta no fluxo de caixa e viu que tem uma conta de 500 reais para pagar hoje. Com um duplo clique na linha, o sistema abre para ele sobre o que é aquele pagamento. Se ele der mais um duplo clique, ele tem acesso ao que a loja comprou que gerou aquela pendência. Por fim, com mais um duplo clique, o sistema abre o fornecedor.
Além disso, o ERP MicroUniverso tem múltiplas possibilidades: é possível enxergar previsto, realizado, pagamentos, recebimentos, assim como definir os períodos que quer visualizar o fluxo de caixa: diário, semanal, quinzenal, trimestral etc. Caso seja da vontade de João Batista, no caso, também é possível exportar o relatório para o Excel, a fim de personalizá-lo como quiser, entretanto, não há o trabalho de inserir as informações, é só uma questão de ajuste do layout mesmo.
São recursos como esses que fazem o sistema interagir com o usuário de uma forma muito fácil. Outra grande vantagem do módulo do fluxo de caixa do ERP MicroUniverso é o fato de ser totalmente integrado as contas a pagar e as contas a receber.
Então, por exemplo, Antônio faz uma compra e, com a chegada da nota fiscal em XML, ele dá entrada no estoque. Automaticamente ele alimentou o “contas a pagar” e, por consequência, também fez o controle do fluxo de caixa de maneira que não é preciso fazer uma análise do que a loja tem a pagar e a receber no período, sem nenhuma necessidade de digitação.
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