Para muitas lojas do segmento de varejo, padronizar o controle de informações garante que todas as estratégias traçadas pela empresa funcionem de maneira eficiente. Assim, é possível ter garantia dos resultados desejados, equipes alinhadas aos métodos propostos pelos gestores e execução de toda a jornada de negócios de maneira positiva.
Nesse sentido, desenvolver uma gestão baseada na análise de dados permite entender e avaliar cada processo dentro do seu negócio, com o objetivo de tornar as decisões mais coerentes e objetivas. Sendo assim, otimizar o controle de informações permite a redução de gastos e maior aproveitamento do tempo, permitindo que os resultados e a qualidade da performance sejam sempre as melhores possíveis.
Neste artigo, traremos 7 dicas valiosas para você otimizar o controle de informações em sua empresa. Confira!
7 dicas para otimizar o controle de informações
Confira a seguir 7 dicas para conseguir melhor otimização de informações no seu dia a dia e tire suas dúvidas.
1. Automatize os processos
Os avanços tecnológicos que acompanhamos nos últimos anos possibilitaram a criação de ferramentas que automatizam e simplificam os processos em todos os setores de uma empresa. Isso permite que os gestores concentrem seus esforços na resolução de atividades mais desafiadoras e que exigem mais atenção dentro da organização.
Com a automatização, é possível realizar tarefas com muito mais agilidade e monitorar, em tempo real, todas as ações realizadas pela empresa. Assim, evitam-se gargalos que possam impactar nos resultados e na produtividade dos colaboradores.
Outros benefícios que acompanham a automação de processos é o maior controle de informações, as reduções de erros e a integração entre os diferentes setores da empresa, por exemplo. Implementando um ERP, as informações ficam centralizadas e o acesso aos dados torna-se mais fácil. Além de permitir que o armazenamento das informações seja seguro e acessível sempre que for necessário.
2. Desenvolva sua equipe
Uma das partes mais importantes das engrenagens que movem a empresa são seus colaboradores. Com isso, a participação e o envolvimento de toda a equipe é primordial, a fim de que o processo de controle de informações seja desempenhado com êxito. Afinal, eles são os responsáveis por alimentar a base com os dados dos clientes, para serem usados em situações pontuais de marketing e de relacionamento com o público.
Os vendedores precisam trabalhar com muitas informações todos os dias, além de desenvolver toda a interação com o cliente. Muitas vezes, isso pode gerar confusões e perda de performance. Em razão disso, é fundamental a capacitação dos colaboradores sobre todas as funcionalidades que o sistema dispõe para o controle de informações no varejo.
3. Organize as informações
Sabemos que a organização é fundamental não apenas para processos mais inteligentes, mas também para maior produtividade e facilidade de trabalho dentro da empresa. Afinal, de nada adianta capacitar profissionais e investir em infraestrutura se a organização é falha e não permite que o uso de dados seja realizado de forma benéfica. Com as informações geradas, organizadas e analisadas, é possível acompanhar a evolução de suas operações, além de traçar metas e estratégias mais acertadas.
4. Crie canais eficientes de comunicação
Para otimizar o controle de informações, é fundamental investir em meios práticos e rápidos para que toda a informação circule pela empresa de maneira ágil e segura. O ideal é desenvolver uma intranet intuitiva, na qual todos os comunicados e informações sobre os procedimentos de trabalho fiquem centralizados para facilitar o dia a dia.
Na hora de implementar um software, além da viabilidade técnica, considere também a opinião dos funcionários. Assim, a escolha beneficiará a todos e tornará a experiência de uso confortável, contribuindo para a produtividade.
5. Tenha metodologias de trabalho
Desenvolver uma metodologia de trabalho permite que o controle de informações seja mais eficiente, trazendo melhores resultados e qualidade de trabalho. Quando essa metodologia é bem-definida, com regras claras, isso auxilia bastante as atividades de sua loja de material de construção.
A MicroUniverso disponibiliza um sistema que apresenta recursos que facilitam a rotina de trabalho dos gestores, oferecendo relatórios, acompanhamento de tarefas em tempo real e monitoramento de desempenho dos setores da empresa.
6. Invista em segurança
Para que um sistema de gestão e controle de informações seja eficiente, é necessário contar com práticas e recursos de segurança. Isso evita que os dados armazenados sejam roubados ou extraviados, possibilitando a diminuição de retrabalhos e erros nos processos, além de segurança para o cliente.
Nesse contexto, a tecnologia é uma forte aliada. Isso porque é possível adotar métodos de segurança que exijam logins e senhas que sejam sempre renovadas.
Além disso, contar com tecnologias de armazenamento em nuvem garante que todos os dados fiquem armazenados em servidores altamente seguros, o que é uma medida para evitar que as informações da sua empresa caiam em mãos erradas. Hoje em dia, é fundamental ter ações preventivas que evitem problemas e prejuízos futuros.
7. Invista em ferramentas eficientes
É necessário escolher sistemas que facilitarão o controle das informações, assim como do fluxo no qual elas circulam. Nesse sentido, com um ERP, é possível não apenas integrar os setores dentro da empresa, mas também facilitar a comunicação entre as demais filiais. Assim, todos podem trabalhar de maneira padronizada e dispor o mesmo atendimento para os clientes.
Empresas com altos volumes de informações optam por soluções de big data e business intelligence, a fim de tomar decisões mais rápidas e fazer uma análise das informações que gerem possibilidades de negócios.
Os erros mais comuns na gestão de dados
Mas afinal, há erros que podem ser cometidos na gestão de dados? Confira a seguir os mais comuns que ocorrem nessa área.
1. Não ter políticas de segurança
As políticas de segurança são um ponto essencial e fundamental para minimizar eventuais riscos que podem representar vazamento de informações, perda de dados, entre outros pontos que podem causar não só discordância com a LGPD, mas, também, colocar as atividades da empresa em xeque.
As políticas de segurança cumprem a função de trazer as diretrizes que deverão ser seguidas pela empresa no que diz respeito aos cuidados com segurança. Veja exemplos:
- controle de acesso;
- protocolos de segurança;
- estabeleça normas de condutas para os colaboradores;
- instituir planos de contingência quando há algum tipo de problema, entre outros.
Quando as políticas de segurança não são instituídas, pode-se ter uma série de problemas que comprometem o dia a dia justamente porque a operação não adotou as medidas preventivas trazidas nas políticas de segurança.
2. Deixar de realizar o controle de acesso
Todas as informações da sua empresa precisam, necessariamente, passar por todos os colaboradores? Ou é preciso moderar aquilo que cada um tem acesso? Um dos grandes erros dos gestores do varejo está justamente nesse ponto.
Quando não há o controle de acesso, um profissional pode, por uma série de razões (desconhecimento, ações que aumentem vulnerabilidades de ciberataques ou por diversas outras questões), fazer com que dados pessoais vazem. Segundo a LGPD, a negligência nesse tipo de questão pode levar a sanções previstas na lei. Fique atento!
Atualmente, esse é um dos pontos-chave para garantir mais segurança. Muitas empresas, principalmente as PMEs, não se preocupam com isso, nem mesmo com monitoramento de informações. Consequência? Maior índice de fraudes. Nada bom, não é mesmo?
Para isso, é importante utilizar um sistema que permita gerar esse tipo de acesso diferenciado, controlando quem pode ver quais dados e permitindo uma melhor gestão das informações que estão sendo acessadas.
3. Não realizar backup
O que aconteceria na sua empresa hoje se todos os dados fossem perdidos definitivamente? Você conseguiria dar prosseguimento com as funções da loja? Se não, é porque você provavelmente não está investindo adequadamente em backup.
As informações essenciais, como:
- dados dos clientes;
- dados dos fornecedores;
- dados do estoque;
- documentos importantes da loja, entre outros.
Manter pelo menos duas opções de backup (um físico e um em nuvem) é fundamental para que você possa ter como recuperar as informações quando necessário e, assim, evitar paralisar as atividades no seu dia a dia.
A necessidade de dois sistemas de backup ocorre porque, caso um deles também fique indisponível, você poderá contar com outro. Por exemplo, se ocorrer um problema com as máquinas da empresa e o backup em servidor também for prejudicado, você pode acioná-lo, em outro dispositivo, por meio do realizado em nuvem.
4. Ter uma infraestrutura defasada
Uma infraestrutura defasada é o ponto de entrada de boa parte das vulnerabilidades que podem alcançar a sua empresa. Por isso, é fundamental que você invista em melhorias nesse quesito.
Por exemplo, se um colaborador acessa o sistema da empresa por meio de um smartphone não atualizado, os riscos de que um cibercriminoso utilize uma brecha existente no sistema operacional para acessar os dados é enorme. Por isso, é importante estar atento a essas questões e exigir que todos acessem os dados com aparelhos devidamente atualizados.
Isso vale também para os softwares internos da empresa. É fundamental que você conte com negócios que tragam soluções atualizadas, eficientes e que estejam sempre em busca de lançar novas versões, com menos riscos de problemas.
5. Não contar com auxílio especializado
Você tem o apoio de uma empresa especializada no varejo para o controle das informações da sua loja? Se ainda não, esse pode ser um erro gravíssimo. Afinal, esse é um ponto de apoio fundamental para tirar suas dúvidas e trazer mais eficiência nessa gestão.
Essas empresas podem, por exemplo, trazer soluções especializadas para a natureza do seu negócio (por exemplo, focadas em lojas de materiais de construção) e, assim, minimizar eventuais chances de problemas. Dessa forma, os especialistas são grandes aliados.
Pensar que esse tipo de serviço é dispensável pode ser um grande tiro no pé. Eles têm a expertise para poder trazer o direcionamento necessário para sua empresa crescer, sem colocar em risco a segurança da informação.
Como evitar os erros na gestão de dados
Diante de tudo que foi dito, você pode perceber que os principais erros realizados podem custar caro para a empresa, não é mesmo? Por isso, é importante estar ciente das formas com as quais é possível minimizá-las no dia a dia e evitar erros no uso de informações no negócio.
Algumas dicas importantes para isso são:
- treine seus colaboradores. Erros humanos são muito comuns e são os que mais comprometem a sua empresa. Fique atento a isso;
- monitore os dados e quem acessa cada um deles. Isso será importante para identificar de que ponto pode ter surgido uma vulnerabilidade;
- tenha medidas e protocolos de segurança importantes, como senhas fortes, uso de firewall, educar seus funcionários a não utilizar os dispositivos da loja em rede pública, entre outros;
- esteja atento para a legislação vigente. Um dos maiores erros é, justamente, não atentar para o que pode causar sanções;
- dentro dessa linha, sempre conte com empresas que estejam já alinhadas com a legislação e forneçam softwares que evitem ferir a legislação vigente;
- tire suas dúvidas sempre antes de contratar um bom fornecedor de soluções para loja de material de construção. Você precisa ter segurança de que terá o suporte necessário em caso de problemas;
- tenha bons fornecedores de soluções para sua loja de material de construção. Invista, principalmente, naquelas que tenham sistemas focados para a natureza do seu negócio, pois compreenderão suas dores e necessidades.
Como você pode perceber, o uso de tecnologias é fundamental para trazer mais dinamismo para a loja de material de construção e facilitar as rotinas. Contudo, é fundamental que as ferramentas sejam eficientes e ofereçam o suporte necessário no dia a dia.
As ferramentas de automação, como o ERP MicroUniverso, trazem mais dinâmica e facilidade para os gestores. Afinal, apresentam relatórios que permitem o acompanhamento de todas as atividades e indicadores da empresa. Com isso, é possível ter mais qualidade e precisão dos processos e decisões mais coerentes.
Lembre-se sempre de analisar e entender a realidade do seu negócio para que o controle de informações contribua para o desenvolvimento dos processos, crie oportunidades, gere satisfação nos clientes e permita que erros desnecessários sejam evitados.
Se para você fez sentido todas essas dicas, então entre em contato com nossos consultores e descubra a solução ideal para sua empresa.
