Nos últimos anos, as obrigações tributárias impostas às empresas têm tirado o sono de muitos empresários brasileiros. A tecnologia e a necessidade cada vez maior do trabalho integrado, fez com que os órgãos tributantes criassem uma série de novas obrigatoriedades.
Com isso, os gestores e administradores de empresas não tiveram outra saída a não ser se adequar e acostumar com as novas exigências tributárias. Além da obrigatoriedade de pagar o tributo devido, também temos aquelas que fornecem informações, como o SPED.
No artigo de hoje vamos mostrar, especialmente, como você pode fazer o controle e gestão fiscal de sua empresa, contribuindo para que as obrigações do seu negócio sejam cumpridas de forma correta e no prazo ideal. Acompanhe!
Qual é a importância do controle fiscal?
Um dos primeiros passos para que as obrigações tributárias sejam cumpridas de forma correta, é o controle fiscal. Exercer essa prática em sua empresa contribuirá, não somente para a perfeita apuração tributária, mas também, para garantir a qualidade e a veracidade das informações que são prestadas ao fisco.
O controle fiscal é um conjunto de práticas que visam ajustar todas as questões que envolvem a apuração e o pagamento do tributo, desde a entrada de uma mercadoria até a saída com a respectiva nota fiscal.
Exercendo essa atividade com maestria, sua empresa estará blindada de possíveis problemas com órgãos tributantes ou fiscalizações realizadas periodicamente por eles. Estar em dia com o fisco garante mais tranquilidade para exercer suas atividades empresariais.
Quais são os desafios encontrados pelas empresas?
Quando o assunto é a gestão tributária, o principal desafio das empresas é compreender o emaranhado de regras que norteiam essa questão. O Brasil é o campeão mundial de burocracias, principalmente, as fiscais.
Excesso de carga tributária
Atualmente, vivemos em um verdadeiro manicômio tributário, em que temos dezenas de impostos diferentes, destinados para atividades distintas. Além disso, sofremos com a alta carga tributária que é imposta pelo Governo Federal e os estaduais.
Obrigações acessórias
Como se isso não bastasse, ainda existem uma série de obrigações acessórias, como o envio de SPEDs. Além disso, a cada ano se criam novas obrigatoriedades, procedimentos que eram realizados há anos, simplesmente, deixam de existir e são ocupados por outros mais complexos e cada vez mais próximos dos órgãos tributantes.
Custos elevados
O desafio dos empresários, entretanto, é conseguir, além de manter as outras funções básicas inerentes ao seu negócio, se equilibrar diante de tantas exigências tributárias e altos custos que elas proporcionam.
Mudanças legislativas
Porém, nem tudo é tão complexo quanto parece. Ao mesmo tempo em que a legislação fiscal muda, se adapta à realidade do nosso país e se moderniza, a tecnologia também acompanha essas modificações e oferece soluções cada vez mais automatizadas e integradas para que essas obrigações sejam cumpridas.
Implantação de tecnologias
Atualmente, as empresas têm à sua disposição os famosos e providenciais ERPs, que realizam a integração de toda a empresa, tornando os processos de apuração tributária, envio de informações e pagamento mais simples de serem realizados.
Também devemos destacar que esses modernos sistemas proporcionam mais informações para o gestor, auxiliando, assim, a tomada de decisões gerenciais importantes que refletirão no futuro da organização.
Além disso, existem algumas formas de organizar o controle fiscal da sua empresa para que as obrigações tributárias sejam cumpridas com excelência e, principalmente, sem prejudicar o perfeito funcionamento de outros departamentos. Mas isso será assunto para o nosso próximo tópico. Continue a leitura!
Quais são as estratégias para auxiliar no controle fiscal?
Agora, vamos mostrar para você algumas estratégias simples para auxiliar no controle fiscal e, consequentemente, facilitar o processo de cumprimento de obrigações tributárias principais e acessórias. Confira.
Conhecer melhor a sua empresa
O primeiro passo para melhorar o controle fiscal em seu negócio é conhecê-lo a fundo. Acredite, muitas pessoas não sabem como funcionam todos os processos que são realizados dentro de suas próprias empresas.
Isso é a porta de entrada para que muitos problemas como, erros fiscais e, até mesmo, desvios, possam acontecer. Por isso, é fundamental que você conheça todos os processos do seu empreendimento. Isso não significa que será necessário saber executar com excelência todos eles, mas sim, que você precisará conhecer o seu funcionamento.
Ficar atento ao regime fiscal
O regime de tributação é uma das principais causas de problemas fiscais nas empresas. Basicamente, existem três modalidades que são mais utilizadas: o Lucro Real, o Lucro Presumido e o Simples Nacional.
Cada um deles tem particularidades muito específicas e que podem proporcionar benefícios para cada tipo de empresa, dependendo do seu faturamento, gastos e lucratividade. Portanto, é necessário que, em conjunto ao seu contador, você faça uma análise para selecionar o regime ideal para a sua empresa.
Gerenciar notas fiscais
O gerenciamento de notas fiscais também é uma etapa muito importante e que acaba ficando de lado. Elas são as responsáveis principais pelo início de uma informação fiscal até o fim, quando ocorre a emissão da nota de saída.
Portanto, os dados que elas carregam serão os objetos principais do cumprimento de obrigações tributárias. Sendo assim, é de extrema importância que as notas fiscais emitidas ou recebidas em sua empresa sejam gerenciadas e muito bem organizadas.
Contar com o apoio de um software
Por fim, para que tudo isso funcione na mais perfeita harmonia, será necessário contar com a ajuda de um sistema integrado de alta tecnologia. Essa ferramenta auxiliará você a gerenciar todas as questões fiscais do seu estabelecimento.
Além disso, por meio dela será possível extrair relatórios contendo dados que podem ser utilizados em diversos cenários para que você e os seus gestores possam obter informações valiosíssimas sobre a parte fiscal do seu negócio e, em seguida, tomar decisões importantes, alterar processos e, até mesmo, a modalidade de tributação selecionada.
Como fazer um controle fiscal eficiente?
Um controle fiscal eficiente é muito relevante para o sucesso de um negócio, pois ele ajuda a mensurar os investimentos e gastos realizados em cada período. Ele facilita o pagamento dos impostos dentro dos prazos previstos nas legislações e possibilita a apresentação de documentos à fiscalização. Veja a seguir algumas dicas importantes para realizar um gerenciamento eficaz!
Acompanhar todas as emissões de notas fiscais
Faça o acompanhamento de todas as notas fiscais emitidas, ainda que você seja o único a realizar essa função de lidar com esses documentos. Institua uma rotina para cuidar dessa documentação, evitar retrabalhos e perda de tempo. Se for possível, invista em um sistema de gestão empresarial para ter um controle maior de todos os departamentos da sua loja.
Verificar a veracidade das notas
Confira a veracidade das notas fiscais, pois é comum a ocorrência de documentos frios ou falsos. Não caia nessa armadilha verificando as documentações e confirmando a sua autenticidade. Um ERP possibilita a geração automática de cada nota fiscal que é emitida depois de uma venda em sua loja de material de construção.
Modernizar o sistema financeiro da sua empresa
Invista na modernização do sistema financeiro da sua loja para ganhar tempo e automatizar os processos internos. Uma solução moderna ajudará os gestores a realizar o controle fiscal com mais agilidade e os deixará livres para criar outas estratégias necessárias para o crescimento dos negócios. Com uma tecnologia, o estabelecimento reduzirá custos e eliminará falhas.
Organizar corretamente
Procure organizar corretamente as notas fiscais em arquivos que poderão ser armazenados na nuvem ou no seu computador. Encontre o modo mais rápido e fácil para realizar essa atividade, criando pastas que sejam classificadas de acordo com a sua compreensão. Não anexe todos os documentos sem renomear, pois isso dificultará a identificação da documentação.
Um sistema virtual precisa ser utilizado de forma adequada, com divisões e subdivisões dos arquivos. Classifique as notas fiscais por data de emissão ou vencimento, tipo ou outro método que permita o manuseio das informações com mais agilidade. Esses documentos precisarão ser repassados ao contador para que o profissional realize a sua função.
Observar os prazos
Fique atento aos prazos das notas fiscais que serão armazenadas, visto que elas poderão ser úteis e devem ser protegidas durante 5 anos. Não se esqueça de seguir essa orientação para outras documentações relacionadas aos colaboradores e operações da sua loja. Evite o acúmulo de papéis que tomam tempo até que sejam organizados.
Se você permitir que haja um volume elevado de documentos para organizar, poderá perder os arquivos e demorar ainda mais para efetuar o procedimento de organização. Considere que o controle financeiro e fiscal das documentações é essencial para que a sua loja seja bem-sucedida no mercado. O cumprimento dos prazos é obrigatório para evitar multas e penalizações.
Contar com mão-de-obra especializada
A contratação de profissionais especializados é imprescindível para que seja realizada a escrituração das notas fiscais que poderão ser de entrada ou de saída. O cadastramento correto dos materiais com as alíquotas estabelecidas em lei é indispensável para que sejam enviados os arquivos eletrônicos à fiscalização. Essas atividades exigem conhecimento técnico.
Você pode contratar um colaborador que tenha expertise nessa área ou optar por uma empresa de contabilidade. Isso evitará o pagamento de multas para o governo, já que o Fisco lavra os autos de infrações e enviam as cobranças para os empreendedores que cometem falhas, atrasos ou fique inadimplentes no pagamento dos tributos.
Com essas dicas, você poderá exercer um controle fiscal eficiente em sua empresa, contribuindo para que o cumprimento de obrigações tributárias seja realizado de forma correta e, principalmente, dentro do prazo estabelecido.
Por que contar com a tecnologia para fazer o controle fiscal?
O uso de soluções tecnológicas agiliza e simplifica a gestão das notas fiscais, bem como favorece o controle tributário e fiscal das lojas de materiais de construção. A tecnologia elimina erros e ajuda a monitorar os dados em tempo real. Observe abaixo alguns motivos para utilizar um ERP que promova o crescimento dos seus negócios.
Acesso automático às informações
Um ERP permite que o profissional responsável pelas atividades tenha acesso direto aos dados que são lançados e alterados no sistema. Com isso, ele terá maior controle das movimentações do setor financeiro do estabelecimento do varejo. Utilize uma solução empresarial, aumente a assertividade das decisões, acelere os processos e melhore a lucratividade do seu negócio.
Integração dos departamentos
A solução tecnológica auxilia o gestor a lançar as informações, a fazer o monitoramento dos documentos e suas datas de vencimento. Além disso, faz a integração de setores da loja e centraliza as informações em um único local. Escolha uma tecnologia madura e focada em seu negócio para otimizar os processos e ter uma visão geral do estabelecimento.
Redução de custos
Um bom ERP propicia a redução dos custos, elimina desperdícios e impede que a loja de materiais de construção sofra prejuízos. Ele ajuda a otimizar o estoque, faz a emissão das Notas Fiscais, auxilia no gerenciamento das vendas e das compras, facilita a gestão financeira, logística e fiscal e melhora o controle do faturamento e do crediário.
Análise aprofundada
A parceira que faz a implementação do ERP realiza uma análise detalhada da loja de material de construção para orientar qual é a melhor opção em cada caso. Um sistema modular é o mais indicado, pois permite que outros processos e tecnologias sejam agregados no decorrer do tempo. Os colaboradores são treinados para terem um bom desempenho.
Maior lucratividade
A rentabilidade do negócio aumenta com o uso de um sistema de gestão adequado. O ERP MicroUniverso oferece excelente custo-benefício para os varejistas e impacta positivamente o faturamento do negócio. Ele é um investimento que trará muitas vantagens em curto, médio e longo prazo, podendo ser utilizado em smartphones, tablets e computadores.
Segurança dos registros
A implementação de uma solução tecnológica integra toda a loja e garante a segurança dos registros das operações. Todas as transações ficarão registradas e as informações serão mantidas atualizadas e organizadas para que o gestor tenha um panorama geral do negócio. Não haverá perda de dados e nem falhas humanas se você investir em um ERP.
Já sabe como manter o controle fiscal sobre as obrigações tributárias? A sua loja de material de construção precisa contar com uma tecnologia que seja específica para esse segmento do mercado varejista. Ela vai aumentar a eficiência dos colaboradores e transformar o seu estabelecimento em uma referência para os consumidores. Com um ERP atualizado ficará mais fácil superar a concorrência.
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