O sucesso de uma empresa de varejo está diretamente ligado a um planejamento eficaz, processo que requer, principalmente, organização e controle acerca de tudo o que acontece no dia a dia do comércio.
A melhor maneira de administrar isso é com o auxílio de um Sistema de Gestão Empresarial — também conhecido como ERP (do inglês Enterprise Resource Planning).
Esse sistema é uma ferramenta essencial para que o varejista controle os processos do negócio. Além disso, contar com um software de gestão na sua loja de materiais de construção ajuda no aumento da produtividade e também na lucratividade. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!
Por que devo considerar a adesão a um ERP?
O Sistema de Gestão Empresarial é um importante aliado do varejista, pois ele é capaz de integrar os processos da loja e automatizar uma série de operações. Para uma loja de materiais de construção, por exemplo, os benefícios vão desde o combate ao desperdício no estoque a um possível planejamento de expansão do negócio.
Isso só é possível pois o ERP proporciona a centralização de todas as informações da empresa. Ou seja, todos os dados relativos aos processos gerenciais e, sobretudo, operacionais da loja passam a compor um mesmo sistema. Isso garante, ao lojista, um olhar abrangente e aos vendedores, uma maior gama de informações para que realizem sempre as melhores vendas. Veja no próximo tópico como isso é possível.
Quais os principais benefícios de um ERP para uma empresa de varejo?
Automatizar processos comerciais, calcular as vendas, monitorar o estoque e trabalhar na reestruturação de preços são algumas das vantagens de um Sistema de Gestão Empresarial. Confira detalhes de alguns dos principais benefícios que ele pode oferecer para a sua loja!
1. Automação comercial
O ponto de venda é o local em que seus clientes concretizam a compra e também onde são geradas informações importantes sobre esse processo:
- quais produtos o cliente comprou;
- quanto ele pagou;
- qual foi a forma de pagamento etc.
Uma das funções da automação comercial, nesse sentido, é reunir esses dados, processá-los e assegurar que eles indiquem o que ocorreu no caixa no momento da venda. Eles servirão como base para nutrir operações internas da loja, desde a própria gestão de vendas, financeira e controle de estoque até a gestão fiscal.
Outro ponto importante desse processo é que o vendedor fica munido de informações para realizar a melhor venda possível.
2. Controle de estoque
Podemos dizer que o estoque é o grande gargalo do lojista, concorda? Alguns dos problemas recorrentes são:
- compras em excesso;
- cadastro de produtos sem detalhamento correto;
- falta de conferência nas entradas.
- produtos com baixa rotatividade;
- perdas por furtos, avarias ou falhas gerenciais.
Utilizando um ERP, as falhas nesses processos operacionais são praticamente eliminadas, já que os dados passam a constituir um sistema unificado. Além disso, toda empresa tem a possibilidade de acompanhar as movimentações efetuadas no estoque automaticamente. As informações são integradas aos setores de vendas, compras, logística etc.
3. Gestão fiscal
Para garantir que o lojista esteja cumprindo com todas as exigências tributárias e fiscais impostas pelo governo — inclusive, tendo em vista as atuais e constantes mudanças na legislação —, o ERP reúne e armazena as informações contábeis e fiscais com maior segurança, sendo indispensável para muitas empresas de médio e grande porte.
4. Planejamento eficiente
A partir das informações coletadas pelo ERP, o lojista passa a entender o real cenário da loja e a saber exatamente o que deve fazer para que o negócio cresça.
Então, é possível projetar cenários de vendas e resultados futuros. Isto é, o gestor da loja tem uma ferramenta robusta para implementar intervenções efetivas, que sejam capazes de auxiliar no alcance de resultados melhores.
5. Redução dos custos
Como dissemos, uma das grandes vantagens da utilização de um ERP é o acesso prático à informação. O software pode ser integrado a diferentes sistemas tanto de fornecedores, quanto de clientes e da própria loja.
Essa integração faz com que a informação flua de forma mais confiável, o que contribui para análises e planejamentos que servirão de embasamento para cortar e evitar gastos desnecessários. Isso só é possível pois o ERP permite:
- geração de relatórios precisos sobre as vendas;
- maior controle do estoque;
- aumento da produtividade, sobretudo dos vendedores.
6. Integração entre vários setores da empresa
O ERP é um sistema com uma capacidade de integração muito alta. Ela é tão competente que é possível alinhar diferentes setores da empresa, assim como, vários softwares em um só lugar. O resultado é claro, maior produtividade e também monitoramento por parte da gestão.
Também, é importante notar como ele ajuda que desde o planejamento até colocar as ações em prática, a operação dos diferentes departamentos esteja integrada aos comandos dos gestores. Tudo passa pelo mesmo sistema de forma que se houver um erro em um lugar é possível se antecipar e evitar que se espalhe para outros setores.
Ainda fornece uma gestão unificada que podemos dizer que é o maior resultado da integração. Isso centraliza o trabalho do gestor e fornece dados importantes sobre a forma como o trabalho é executado.
O ERP consegue coletar, separar e disponibilizar essas informações de uma forma bastante simples.
7. Reduz a burocracia
Boa parte da implementação de uma boa gestão vem de facilitar e simplificar processos. Isto porque, o objetivo é sempre que as tarefas sejam realizadas de forma a facilitar as vendas. No entanto, muitos processos da empresa podem necessitar de revisões, análises, isto é, ações que tornam a gestão mais demorada.
Uma das grandes vantagens do ERP é justamente a sua capacidade de automatização, a consequência, é mais agilidade em toda a cadeia de tarefas. Seja para entender por que um cliente abandonou o carrinho, seja para alimentar o estoque, ou mesmo, conseguir bons insights para o marketing.
Com o ERP é possível ter uma visão mais ampla e sem erros dos processos do negócio, automatizando tarefas e deixando a parte humana da empresa livre para desenvolver insights e trabalhar para o crescimento das vendas.
8. Traz precisão e velocidade
Um dos grandes benefícios do uso de ERP é o quanto esse sistema é capaz de trazer mais precisão na captura de dados. Isso oferece uma grande vantagem na hora da tomada de decisão, já que as informações corretas são fundamentais para esse tipo de processo.
Qualquer gestão entende que ter dados precisos é o primeiro passo para conseguir atingir os seus objetivos, afinal, sabendo o que está acontecendo é possível encontrar as soluções adequadas.
Junto a isso, a velocidade na captura e na administração de dados que esse tipo de sistema oferece. Logo, a empresa tem em mãos uma ferramenta poderosa para os seus processos.
9. Melhoria de processos
Toda essa questão de integração, captação de dados e automatização traz como resultado claro a melhoria de processos. Sabemos que, quando se trata de vendas, há uma constante em relação ao trabalho, principalmente, por lidar no dia a dia com clientes em diferentes canais: na loja, na internet e em alguns casos no telefone.
Os colaboradores por mais bem treinados, ainda têm as suas limitações. Por exemplo, eles não são capazes de capturar centenas de dados sobre comportamento dos consumidores enquanto estão atendendo os clientes. É preciso ter um sistema que faça esse trabalho, além de organizar e ajudar na manutenção.
O ERP é uma grande ferramenta, não só por fornecer suporte para a gestão, mas por auxiliar para que os processos sejam mais rápidos e eficientes.
Como um ERP pode garantir mais confiança nas informações geradas em um negócio?
Para que todo esse fluxo de informações funcione da maneira mais adequada, dois fatores são de extrema importância:
1. Implantação
Podemos dizer que grande parte do sucesso no funcionamento de um ERP no varejo parte de uma implantação bem-feita. É ela que vai dar a garantia de que as informações geradas no negócio são confiáveis.
Na MicroUniverso, por exemplo, a equipe comercial busca o máximo de informações sobre como a empresa que vai adquirir o software funciona, para que o time de implantação possa chegar à loja munido de informações sobre negócio e sobre as expectativas que o lojista tem quanto ao uso do ERP.
A implantação, no caso, é um dos pontos-chave para o sucesso na utilização do ERP. Ela deve ser muito bem conduzida, para que a empresa tenha plena garantia e confiança nas informações que serão geradas pelo sistema. Quanto mais bem implantado o sistema, mais chances de as informações serem fidedignas e tudo funcionar perfeitamente.
2. Integração
Implantação do ERP bem-feita, é hora de tratarmos do que chamamos de gestão integrada.
Vamos visualizar a seguinte situação: quando o vendedor faz uma venda, por exemplo, ele precisa repassar essa informação para o setor de expedição, para que a entrega do produto seja providenciada, certo?
Na sequência, caso o cliente tenha alguma restrição, o crediário precisa aprovar. Após a aprovação da venda, o setor de faturamento deve ser informado para que providencie a nota fiscal eletrônica. Compra faturada, é o momento de repassar essas informações para o setor financeiro da loja, que cuidará de checar os livros fiscais e informar à contabilidade sobre a venda.
Ou seja, uma informação de uma venda que foi concretizada na loja, com suas determinadas condições e características, foi espalhada para toda a empresa. Esse é um dos exemplos de como a gestão integrada pode facilitar o fluxo das informações na loja.
Atualmente, existem integrações que fazem muita diferença também para o lojista. Podemos citar o exemplo do e-commerce, que já despontou como um diferencial, inclusive para lojas de materiais de construção.
Muitos motivos fazem com que um ERP seja essencial para uma empresa de varejo. Ele cobre desde o controle de estoque até o planejamento eficaz do crescimento do negócio, possibilitando um maior controle sobre aspectos fundamentais do comércio.
Em outras palavras, um Sistema de Gestão Empresarial otimiza o tempo de execução das atividades, reduz os custos e aumenta a produtividade no seu negócio. E é dessa forma que é possível alcançar melhores resultados e ter uma gestão mais eficiente.
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