Para garantir o sucesso da sua empresa no mercado de serviços e permitir a estabilidade da sua gestão produtiva é necessário ter bastante atenção ao seu setor financeiro. Isso porque esse departamento é responsável por proporcionar a organização do dinheiro que entra e sai, além de permitir a sustentabilidade do negócio por meio de ações de investimento e captação de novas atividades lucrativas.
Mesmo sendo um tema de grande relevância, muitos empreendedores acabam não dando a atenção devida a essa área da empresa. Por conta disso, acabam não realizando a organização de tarefas básicas da gestão financeira, como é o caso do fechamento de caixa. A consequência disso é a maior frequência de erros relacionados ao balanço de entrada e saída de capital.
Esse problema sendo apresentado em grandes proporções pode acabar prejudicando sua administração financeira, levando a sua empresa à instabilidade e desorganização do fluxo de caixa. Visando ajudá-lo a entender melhor sobre a importância e como fazer o fechamento de caixa, preparamos este artigo com 5 dicas.
Continue a leitura e fique por dentro de tudo!
O que é fechamento de caixa?
Antes de mais nada, é fundamental falarmos sobre o que é o fechamento de caixa, pois embora esse conceito pareça ser simples, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como funciona na prática. Basicamente, consiste em um procedimento de modo frequente em que há a verificação se os valores presentes em caixa estão de acordo com o fluxo de entrada em um determinado período.
Sendo assim, de modo geral pode ser destacado como uma gestão administrativa feita de forma recorrente (sendo normalmente realizada ao final de um expediente ou turno). Vale comentar que a repetição da análise de conformidade do caixa tem a finalidade de minimizar os erros e evitar que haja prejuízos financeiros.
Qual a função e a importância do fechamento de caixa?
A principal função do fechamento de caixa é alinhar os dados e informações que são registrados com a realidade financeira vivenciada no estabelecimento. Esse procedimento foi criado tendo como objetivo tornar a administração e o controle financeiro mais eficientes e transparentes. Por ser um protocolo rigoroso a ser seguido, consegue-se diminuir ao máximo a ocorrência de erros, redundâncias e disparidades entre os valores de entrada e saída de capital.
Imagine, por exemplo, um determinado dia na sua loja de materiais de construção em que o responsável pelo fluxo de caixa não realiza o fechamento das vendas no mesmo dia. Essa situação pode acabar gerando posteriormente confusões no registro de vendas e entrada de capital. Se por acaso o valor registrado da receita produzida no dia for abaixo da soma de mercadorias que saíram do estoque, certamente você acabará tendo problemas com sua gestão financeira.
Para evitar esse tipo de situação, é sempre importante destacar para a equipe de colaboradores a necessidade de realizar o fechamento de caixa. Com os dados e informações sendo registrados de forma correta, você terá uma maior segurança para administrar os lucros que estram na empresa e até mesmo criar estratégias de investimento para o desenvolvimento da empresa.
Como fazer o fechamento de caixa?
Confira agora 5 dicas de como você pode realizar o fechamento de caixa!
1. Entenda quem fará esse fechamento
Um dos primeiros passos é definir quem será responsável por realizar a abertura e o fechamento de caixa nos períodos previamente estabelecidos. Pode ser o dono do negócio ou alguma pessoa de confiança. Vale comentar que o fato de escolher apenas uma pessoa responsável por essa tarefa evita que muitos colaboradores se envolvam no faturamento e cause mais erros no registro de capital.
2. Defina como será o processo de fechamento de caixa
Essa pode ser considerada como uma das principais etapas desse processo, principalmente para os comércios que estão iniciando suas atividades no mercado. Sendo assim, criar um programa de gestão do fluxo de caixa é uma boa forma de manter a organização financeira e um padrão de conduta para os registros de entrada e saída de recursos.
Nesse caso, devemos salientar sobre a importância de evitar as planilhas e papéis impressos, já que esses materiais estão suscetíveis a erros, bem como o comprometimento das informações registradas por conta de danos físicos.
A dica é implementar um sistema automatizado que possa otimizar as tarefas e funções realizadas pelos colaboradores, como é o caso de um software de gestão e um sistema ERP. Dessa forma, além de minimizar os erros humanos no processo, você é capaz de aumentar a produtividade e reduzir perdas financeiras.
3. Veja se o fluxo de caixa está funcionando adequadamente
Você nunca pode abandonar o setor de fluxo de caixa e deixá-lo sem uma supervisão periódica, pois essa medida pode ocasionar problemas graves que você só terá ciência quando a situação fugir do controle. Sendo assim, mesmo que não esteja operando diretamente no controle das finanças, nunca deixe de realizar a inspeção constante do fluxo de caixa.
4. Registre a abertura do caixa
Quando a empresa inicia suas atividades no dia é comum existir um saldo disponível no caixa. Dessa forma, é necessário fazer o registro desse valor para marcar o ponto de partida. Também é importante estabelecer uma previsão de contas e despesas para a data, como as contas a pagar. Essas informações serão úteis para observar com maior clareza o que foi avaliado como lucro para a empresa.
5. Registre todas as movimentações feitas
Completando o tópico anterior, você deve registrar todas as movimentações que foram feitas ao longo do dia. Isso engloba tanto as receitas que foram adquiridas pelas vendas, quanto às despesas originadas das atividades do negócio. Nessa etapa é preciso registrar tudo, até mesmo aqueles valores menores considerados irrisórios, pois ao final da soma do dia, podem fazer muita diferença no caixa.
Portanto, essas foram as principais informações sobre a importância e como fazer o fechamento de caixa. Percebe-se que esse procedimento, embora possa parecer simples, tem um grande impacto em sua gestão financeira. Ainda, contar com um sistema de gestão pode ser uma boa estratégia para reduzir problemas com erros humanos.
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