Toda vez que João Batista se irritava com as reclamações de clientes, por falta de produtos na sua loja de material de construção, ouvia de seus funcionários que o problema estava no sistema de gestão de estoque, mas ele se recusava a acreditar nisso.
Com sua experiência de gestor, ele sabia que os sistemas eram essenciais para a gestão comercial e fiscal do negócio, então, como atribuir problemas graves de ruptura ou quebra de estoque a ele?
Essa discussão, é claro, colocava o comprometimento dos funcionários em cheque e o clima entre a equipe e João Batista prejudicava ainda mais os resultados do negócio. Alguns desistiam de tentar convencê-lo e outros até pediram as contas para trabalhar em outro lugar.
Somos uma loja de construção e não um supermercado
Dessa vez, quem havia entregado o pedido de demissão tinha sido Fabiano, seu vendedor mais antigo e que ocupava o cargo de gerente comercial. Quem é dono de loja de material de construção sabe como bons funcionários fazem a diferença na hora de lidar com clientes e fornecedores, não é mesmo?
A notícia chateou João Batista, que voltou da reunião para seu escritório com essa nova situação para resolver. Sua cabeça já estava a mil por hora preocupado com as finanças que não fechariam pelo quarto mês seguido.
Então, ele sentou na sua cadeira e relembrou da discussão com Fabiano:
— Batista, nosso sistema está defasado e, além disso, precisamos de uma solução que conduza a compra, venda e entrega dos produtos. Somos uma loja de material de construção, poxa, não um supermercado! Nossa gestão de fornecedores é completamente diferente.
João Batista retrucou, mostrou números, disse que aquele não era o momento para investir na troca de um sistema, pois, além de aumentar os custos, significaria horas de trabalho que deixariam de ser dedicadas às vendas. Depois, complementou:
— Vejo esse argumento muito mais como uma desculpa da sua equipe que um problema real do sistema. Sim, ele é genérico, mas utilizamos desde 2017. Precisamos acertar as coisas com ele para focar no nosso e-commerce.
Fabiano, visivelmente incomodado, finalizou:
— Lamento que enxergue as coisas assim, pois sempre dei meu sangue para o sucesso da loja. Deixo meu cargo à disposição e se puder fazer minha última recomendação, saiba que esse sistema não comporta a operação de e-commerce que você deseja.
Aquela discussão claramente demonstrava a preocupação geral e aumentava o clima de desânimo de todos, afinal de contas, uma das referências mais importantes para a equipe desistia daquela batalha. Então, o barulho de alerta da caixa de e-mails de João Batista o despertou de seus pensamentos. Uma nova mensagem em negrito aparecia na sua tela.
“Como mudar seus resultados de vendas em dias chuvosos?”
Esse era o título do e-mail que havia acabado de chegar. Curiosamente, ele pensou que os “dias chuvosos” do título eram uma figura de linguagem para o momento tenso que passava, mas em vez disso, o conteúdo era bem prático e dava dicas muito boas, inclusive, para aumentar as vendas de material de construção no período das chuvas.
Ele leu, tomou notas e continuou navegando em outros links do blog da MicroUniverso. Chamavam atenção os exemplos práticos nos conteúdos, todos relacionados aos problemas e necessidades de uma loja de material de construção.
Nos dias seguintes, ele mergulhou mais uma vez no conteúdo daquele site. Leu sobre gerenciamento de entrega, uso do Whatsapp Business, dicas para fazer prevenção de perdas, muitos conteúdos sobre gestão de estoque e os casos de sucesso da MicroUniverso.
Aliás, nos casos de sucesso haviam diversos modelos de negócios, como pequenas, médias e grandes lojas de material para construção, inclusive uma que ficava no bairro onde morou na sua infância e tinha o mesmo porte que a sua. Naquele momento, João Batista percebeu que precisava de uma demonstração daquele sistema.
Quero saber se seu sistema de gestão de estoque pode resolver meus problemas
João Batista preencheu o formulário do site da MicroUniverso e quase imediatamente recebeu um retorno do consultor do sistema. No e-mail, o consultor questionava qual o melhor horário para fazer contato, quais eram suas principais dúvidas e se ele gostaria de agendar uma conversa por Skype, ideia que foi prontamente aceita.
João Batista, porém, percebeu que aquele era o momento para mudar algumas de suas condutas como gestor e, antes do dia combinado, reuniu mais uma vez sua equipe e pediu que todos listassem os principais problemas que enxergavam no sistema atual. Entre eles, os mais citados foram:
- falhas no controle de entrega dos fornecedores;
- dificuldades para faturar entregas futuras que são encomendadas pelos clientes;
- falhas no controle de abastecimento que impactam a eficiência das compras imediatas e futuras;
- dificuldade de localização física dos materiais no estoque;
- ausência de integração entre os setores, o que dificulta o compartilhamento de informações;
- problemas na gestão de caixa e contabilidade interna;
- suporte à venda, com uma etapa de orçamento que traga informações importantes para a otimização da oferta e fechamento do negócio;
A mudança da atitude de João Batista não passou despercebida pela equipe, nem mesmo por Fabiano que, naquela altura dos acontecimentos, estava em seus últimos dias de aviso prévio. O que também ficou muito claro foi a robustez do ERP MicroUniverso. Ele atenderia, sim, todas as demandas da loja de João Batista, que ainda teria um escopo detalhado e bem seguro sobre o processo de implantação.
As negociações evoluíram rapidamente para a contratação, mas ainda restava um impasse para João Batista. Ele sentia que precisava de alguém de confiança para conduzir aquele processo com ele e não pensava em outra pessoa além de Fabiano. Então, de forma muito generosa, João Batista decidiu reconhecer que estava errado, disse a Fabiano que ele era o responsável por toda aquela mudança e que gostaria de contar com ele novamente.
Aquela atitude ajudou a transformar a visão que a equipe tinha de João Batista e, depois das providências legais, Fabiano foi reintegrado à loja. Assim, a implementação gradativa do ERP MicroUniverso foi realizada com sucesso, já que seu acompanhamento especializado e treinamento deram ainda mais confiança para o processo.
A gestão de estoque é o coração do negócio
Do levantamento realizado pela equipe da loja de material de construção do João Batista, o problema mais preocupante era a gestão de estoque, que era o coração do negócio e pulsava informações para o restante.
Isso ficou muito claro para João Batista e Fabiano, que agora podiam contar com relatórios gerenciais para acompanhar a evolução das vendas através de ferramentas de BI, Torre de Controle e Cockpit. Além disso, agora as compras imediatas e futuras eram melhor planejadas e o sistema facilitava até mesmo sua execução, já que era possível enviar um e-mail com o pedido para o fornecedor cadastrado.
Outra solução do sistema para a realização de orçamentos também trouxe resultados imediatos. A equipe de Fabiano agora tinha todas as informações cruciais para uma venda otimizada, como: quantidade do item em estoque, produtos reservados, pedidos de fornecedores, limites de créditos dos clientes, margem de lucro da venda, produtos que podem ser associados àquela negociação, produtos similares, produtos sugeridos, orçamentos por ambientes, sistema tintométrico, controle de lotes de pisos, controle das reservas técnicas, vender em uma loja tirando o item de outra loja ou do CD, valores dos concorrentes, texto técnico de cada item do orçamento, dentre vários outros recursos.
Além disso, através do aplicativo Carrinho de Compras, agora podiam dinamizarem as vendas usando os seus smartphones ou tablets e também fazerem aprovações remotas de orçamentos utilizando os mesmos dispositivos móveis. A gestão de estoque e vendas foram as primeiras áreas a serem implementadas e ajudaram a melhorar os resultados do negócio logo nos primeiros meses, trouxeram otimizações no processo comercial para a equipe de vendas e muito mais.
Como toda história, fictícia ou verdadeira, termina melhor com finais felizes, João Batista e Fabiano conseguiram implementar o sonhado e-commerce. Então, para agradecer toda sua dedicação ao negócio, o gerente que quase se demitiu tornou-se o primeiro funcionário a ganhar uma participação societária na loja.
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