Você sabe os benefícios da implantação de ERP, mas se preocupa com os impactos? Saiba que o sucesso desse processo depende de colaboração, um esforço mútuo entre sua equipe e o fornecedor. São muitas pessoas envolvidas, desde a definição do escopo até os testes e simulações. O objetivo é claro, automatizar processos e gerenciar melhor os recursos para potencializar o seu investimento, no intuito de gerar benefícios ao seu negócio.
Neste post, vamos relembrar quais os benefícios de um ERP, algumas dicas de como gerenciar os impactos de sua implantação e como manter o engajamento e funcionamento efetivo do sistema. Confira!
Por que implantar um sistema ERP?
O sistema ERP automatiza processos repetitivos e centraliza todas as informações em um só lugar, o que facilita a análise de dados e permite o lançamento de novas estratégias para seu empreendimento. O ERP é uma ferramenta de gestão, as tarefas manuais são automatizadas e o tempo que antes era gasto nisso pode ser usado para elaboração de um planejamento efetivo.
Além dessas vantagens, os custos são reduzidos e sua empresa economiza recursos humanos e materiais. Dessa forma, com os setores administrativo, financeiro e comercial integrados, o monitoramento de pontos que precisam de atenção fica mais fácil e acertado.
Como reduzir os impactos da implantação de um ERP?
Implantar um sistema ERP requer esforço coletivo. São muitas pessoas envolvidas que devem atuar em harmonia para que eventualidades sejam evitadas. Além disso, algumas medidas podem reduzir os impactos. Confira!
Alinhamento interno
Antes de iniciar a implementação, é necessário realizar uma reunião entre o contratante e a empresa fornecedora, reforçando que os participantes devem ser as pessoas importantes no processo.
Nessa conversa, serão alinhados pontos fundamentais, aqueles que foram estabelecidos durante as negociações, por exemplo, cronograma, escopo, equipe e prioridades. Além disso, deve ser definido um gerente de projeto para cada lado, a ideia é direcionar as responsabilidades, por meio de um Mapa de Responsabilidades, para que não ocorra muitas eventualidades e o trabalho seja direcionado.
Também, você precisará indicar uma pessoa que ficará à frente de todo o processo, um mediador entre os seus funcionários e o fornecedor, um multiplicador. Contudo, atenção! Ao definir esses papéis, considere que o gerente de projeto deve ser generalista, deve entender do negócio, e o multiplicador deve dominar tecnologia e sistemas, ambos serão tomadores de decisões.
Treinamento e certificação da equipe
O treinamento é uma das etapas primordiais do processo de implantação de ERP. Nela, o multiplicador e o gerente de projetos devem receber todas as orientações sobre os módulos do ERP. Alguns fornecedores podem fazer isso à distância ou presencial, mas sempre devem orientar e dar todo o suporte para a empresa contratante.
Ao fim do treinamento, o multiplicador e o gerente de projeto deverão comprovar os conhecimentos adquiridos por meio de uma prova que, depois da aprovação, certifica o profissional. Esse treinamento tem o objetivo de estimular a educação continuada, ou seja, o multiplicador deve dar continuidade ao processo e ensinar o que for necessário para os outros setores da empresa. Esse é o caminho para não só esclarecer dúvidas, mas diminuir a dependência da empresa com o fornecedor.
Parametrização do sistema
Nessa etapa é feito um diagnóstico para entender qual a realidade da sua empresa em termos de gestão de processos. Manuais? Utiliza outros sistemas? O objetivo é personalizar ao máximo o ERP de acordo com cenário do negócio. Após isso, será definido como sua equipe vai usar o sistema e a parametrização — quando o sistema é configurado para o usuário final— quem deve fazer isso é o multiplicador. Lembrando de que todas as etapas estão interligadas, logo, a falha em uma prejudica a outra.
Ao fim da parametrização, a empresa fornecedora realizará uma auditoria com o objetivo de garantir que tudo foi feito da maneira correta. A ideia é analisar se todas as etapas foram feitas dentro dos conformes e se ainda precisa ser feito alguma correção.
Testes de validação
Aqui, o multiplicaddor deverá treinar os usuários finais para usarem o sistema ERP corretamente. Ele deve:
- ensinar como usar as telas;
- orientar sobre a entrada de dados;
- como emitir relatórios;
- identificação de problemas.
Cada setor deve receber o treinamento de acordo com suas necessidades e principais demandas. Nesse sentido, deve ocorrer alguns testes e simulações para identificar novas oportunidades de melhoria ou até falhas que não foram descobertas antes. Vale ressaltar que esses testes devem ser completos e com múltiplas possibilidades, além de serem feitos em ambiente específico e não devem comprometer as atividades da empresa.
Homologação
Depois que os testes foram feitos, os ajustes foram solicitados e os problemas corrigidos, sua empresa deve sinalizar ao fornecedor que o projeto está de acordo com o escopo, que o ERP está personalizado e pronto para entrar em funcionamento.
Geralmente, nos primeiros 30 dias, a equipe de suporte do fornecedor deve atender às dúvidas solicitadas e corrigir erros. Depois desse prazo, sua empresa receberá atendimento de suporte por telefone. O multiplicador é a pessoa responsável por realizar essa mediação, relatar problemas, observar o tempo de resposta e conferir correções.
Portanto, para garantir que sua empresa esteja com um sistema ERP funcionando em perfeito estado e que o processo de implantação ocorra sem muitos percalços, é necessário não medir esforços para o trabalho colaborativo. Lembrando de que isso fica ainda mais tranquilo quando você conta com um time engajado e comprometido.
Como a MicroUniverso pode ajudar?
A MicroUniverso é uma empresa que desenvolve sistemas focados no negócio do cliente e integrados para a gestão empresarial (ERP). O seu grande diferencial é o acompanhamento da empresa passo a passo, orientando o cliente em todas as etapas para a melhor solução.
Além disso, ao fazer a implantação do ERP, a MicroUniverso oferece treinamento para os usuários terem o máximo do desempenho na utilização do sistema. Os usuários também têm acesso ao suporte, que está sempre à disposição para ajudar nas atividades do dia a dia, tirar dúvidas e orientar sobre as melhores práticas.
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