Uma pergunta recorrente em muitos empresários e gestores que buscam modernizar suas operações é como funciona a implantação de sistemas. Tenha certeza, a escolha de um software de gestão é, por si só, bastante complexa.
Esse processo exige atenção, critério e análise, garantindo que a tecnologia escolhida seja a mais condizente com as operações da organização. Além disso, entre os atributos passíveis de avaliação, é importante observar a possibilidade da implantação de sistemas em módulos — de forma a facilitar o processo de integração e usabilidade.
Se você está reunindo informações úteis sobre o ERP e busca entender, em mais detalhes, quais são as possibilidades que a solução oferece, não deixe de ler o conteúdo até o final! Neste artigo, você conhecerá um pouco mais sobre a construção estrutural do software e terá acesso às principais vantagens de realizar uma implantação processual. Boa leitura!
O que são os módulos de um sistema de gestão?
De forma geral, o ERP pode ser descrito como a tecnologia que possibilita a alavancagem empresarial. Por meio de recursos eficientes de controle, os gestores têm mais confiança para tomar as decisões que maximizem a competitividade — e reflitam positivamente nos lucros corporativos.
Uma das principais características desse tipo de software é, sem dúvida, a capacidade de integrar todas as unidades do negócio, centralizando informações e minimizando o retrabalho. Além disso, o fluxo operacional é beneficiado pela redução dos erros manuais, o que melhora a performance das equipes.
Mesmo diante de tantos benefícios, é comum que os gestores se sintam inseguros no momento de optar por uma solução — ou de efetivar a substituição de sistemas. Para amenizar a incerteza e, ainda assim, aproveitar as vantagens que um bom ERP pode agregar à empresa, a implantação modular é uma excelente alternativa.
O software de gestão é robusto por natureza (do contrário, não seria capaz de contemplar todos os departamentos corporativos), mas sua organização multissetorial, agrupando funcionalidades e microsserviços, permite que sua implantação seja gradual.
De forma a assegurar uma adaptação segura e tranquila, o gestor pode optar por escalar a implantação dos módulos; os quais, de modo geral, podem ser classificados em 3 categorias prioritárias: operacionais, estratégicos e táticos.
Os módulos operacionais, como o próprio termo sugere, são responsáveis pela viabilização das atividades cotidianas. Detalhando um pouco mais, é possível encontrar módulos verticais e horizontais que correspondam à operação.
Os horizontais são, por exemplo, Compras, Contabilidade, Custos e Estoque. Os verticais, por sua vez, são os que nasceram para rotinas bem específicas, tais como call center ou gestão educacional, no caso de uma instituição de ensino.
Em paralelo, os módulos estratégicos e táticos objetivam:
- contribuir para a disponibilização de informações que melhorem a tomada de decisões, tais como relatórios e balanços;
- otimizar a gestão de relacionamento com a carteira de clientes;
- administrar a cadeia de suprimentos;
- disseminar (e fortalecer) o conhecimento na organização;
- gerir riscos com agilidade e inteligência.
Na prática, é possível perceber que os módulos são complementares e, para que sejam capazes de maximizar a produtividade, os gestores devem dispor de ambos.
Uma empresa corretamente operacionalizada, por mais que minimize erros e agilize a execução das atividades, peca em estratégia e pode não atingir os níveis esperados de resultados e crescimento. Da mesma forma, uma empresa sem padronização de fluxos não terá base de análise confiável.
É totalmente viável, porém, que a implantação do sistema de gestão seja realizada por fases, facilitando a penetração da tecnologia, reduzindo o stress da mudança e fortalecendo o fluxo de caixa da organização.
Assim, funcionários e lideranças podem se adequar gradualmente e atenuam os riscos de comprometer todas as atividades da empresa em função de alguma eventual dificuldade para manejar a ferramenta.
Como preparar os colaboradores para a implementação de um sistema?
Quando falamos em implementação de sistemas, automaticamente pensamos que somente os profissionais de TI são os responsáveis por todo o processo de mudança. O fato é que todos os funcionários precisam conhecer e entender todas as transformações na rotina de trabalho que o sistema vai gerar na empresa.
Afinal, as informações importantes do negócio vão ser integradas e transmitidas pelo ERP. Com isso, a participação de todos no processo de implementação é fundamental para não haver perda de produtividade em nenhum dos setores da empresa. Nesse sentido, uma boa prática é reunir os gestores de cada departamento para acompanhar a implementação e tirar as dúvidas referentes aos seus setores.
Dessa forma, com todas as dúvidas esclarecidas, os responsáveis poderão multiplicar o conhecimento e alinhar todas as informações com suas equipes para que as mudanças promovidas pelo ERP sejam positivas, os profissionais por sua vez, em sintonia com o sistema, otimizem suas atividades com maior precisão.
Como é o processo de implementação de sistemas?
Para começar a desenvolver seu projeto de automatização de sua empresa, é importante estruturar esse momento em etapas essenciais que vão contribuir para o sucesso do investimento.
Planejamento
Toda mudança significativa em um negócio passa por um planejamento bem estruturado. Sendo assim, cabe aos gestores e responsáveis pela TI encontrar o método que seja mais adequado à realidade e segmento da empresa. Por meio do planejamento é possível entender os momentos da empresa e acertar na escolha da solução.
Investimento
Esse é um passo importante a considerar, afinal é preciso saber qual o valor a empresa dispõe para fazer o investimento. Para isso, faça um levantamento para verificar se há recursos para implementação, infraestrutura de TI, acesso à internet de qualidade, ferramentas operacionais, entre outros. Após isso, liste o que será necessário adquirir ou melhorar para otimizar os custos e investir na solução ideal.
Adaptação organizacional
Essa é a etapa mais delicada por envolver pessoas, afinal ela está relacionada com as habilidades dos colaboradores e a capacidade de me reinventar e adaptar a mudanças. Com isso, é importante que seja proposto treinamentos contínuos, no sentido de melhorar a interação com as funções do sistema, além disso, trabalhar as mudanças comportamentais de todos os profissionais envolvidos.
Vale lembrar que o processo de adaptação e implementação de sistemas, demandam um tempo hábil para que as pessoas possam se adaptar às mudanças. Nesse sentido, esse processo demanda capacidade de adaptação e comprometimento com o trabalho em equipe e com a empresa.
Cabe aos gestores a tarefa de estimular os colaboradores e estarem inteirados com as funcionalidades do sistema fazendo com que todos falem e entendam toda a linguagem envolvida no momento de automatização dos setores e processos corporativos.
Como escolher um ERP ideal para sua empresa?
Um ponto muito importante que precisamos abordar é a importância de escolher o fornecedor ideal para implantação de sistemas em uma empresa. Quando o momento é de automatizar e modernizar a operação de um comércio é fundamental que os empresários e gestores observem alguns pontos para que a escolha ideal do ERP seja adequada a realidade da empresa
Separamos algumas dicas para você acertar na contratação e escolha do fornecedor. Confira!
Identifique suas necessidades
Primeiramente, é preciso mapear devidamente os processos que serão automatizados, esses dados precisam ser ricos em detalhes e de fácil entendimento por todos os envolvidos na modernização do negócio. Essa iniciativa proporciona uma escolha mais certeira e fácil do ERP que será implementado em seu comércio.
Delegue os responsáveis pela implementação
Para que o projeto de modernização da empresa ocorra nos prazos estipulados e das expectativas, é fundamental definir uma equipe que será responsável pelo levantamento de informações referentes a implantação do sistema, assim como, toda avaliação das variáveis que envolvem o projeto como mudanças culturais, gestão de pessoas, prazos e custos, por exemplo).
Avalie como é a implementação da solução
Existem módulos que são implementados remotamente, porém é necessário que algum dos profissionais internos recebam esse conhecimento, que coloque em prática as funcionalidades do sistema e capacite os demais colaboradores. Contudo, se você prefere uma implementação presencial, fique atento ao cronograma das atividades e roteiros para a inserção do sistema nas rotinas da empresa.
Verifique o suporte prestado pela empresa
É extremamente importante que após a implementação da solução o fornecedor escolhido preste um suporte adequado para que a experiência do processo de automatização atenda às suas expectativas. Considere, nesse momento, atendimentos via WhatsApp, por telefone, e-mail, entre outros canais que auxiliem na execução das atividades.
Qual o passo a passo para implantação de um sistema?
Existem fases importantes no processo de implantação de um sistema que garantem a otimização e proveito dos benefícios e recursos. Para auxiliar nessa missão, separamos alguns pontos que você precisa considerar.
Envolva os colaboradores
Nessa etapa, após escolher o fornecedor, reúna a equipe para que todos se envolvam nesse momento especial de modernização dos negócios. Oriente e informe o papel de todos junto às atividades que envolvem o projeto.
Faça um acompanhamento
Para que os benefícios da automatização sejam nítidos, é necessário um acompanhamento de como a solução escolhida é utilizada e compreendida pelos colaboradores. Nesse sentido, é preciso que toda a transferência de tecnologia seja feita da melhor forma possível.
Com isso, é papel dos gestores é garantir o detalhamento e o conhecimento necessário para equipe interna de TI da empresa. O uso correto da tecnologia atrelado a um treinamento adequado são pilares de sucesso no momento de implementação de um ERP.
Organize o dia de inauguração do sistema
Após toda pesquisa realizada na busca do fornecedor ideal, demonstrações e testes é chegado o momento de inaugurar o sistema em loja. Além disso, fique atento aos seguintes pontos:
- verifique se todos os funcionários estão capacitados;
- confirme com a empresa se há algum material de apoio para possíveis dúvidas;
- confirme se as informações foram inseridas corretamente no sistema.
O recomendável é que você escolha o primeiro dia útil do mês para lançar o sistema em seu negócio para poder avaliar e compreender a performance do ERP.
Quais são as vantagens da implantação de sistemas em módulos?
A possibilidade de realizar uma implantação modular é bastante atrativa — afinal, organiza as operações, não prejudica o andamento do negócio e, ainda assim, confere todos os benefícios de uma operação totalmente integrada. Aproveite para conhecer algumas das principais vantagens de optar pela implantação por etapas.
Evitar insatisfação
Toda mudança pode gerar desconforto. Afinal, processos que se enraizaram na rotina da organização podem ser difíceis de mudar. É importante ter em mente, entretanto, que qualquer transformação que se proponha a melhorar os resultados corporativos deve ser testada, validada e perpetuada.
Em uma implantação modular, há mais espaço para adaptação. Assim, a insatisfação gerada pela mudança tende a ser menor, mais controlada e mais rápida — uma vez que o acompanhamento é específico e segmentado por grupos.
Padronizar processos
A oportunidade de revisitar procedimentos, identificando se ainda são pertinentes ou se precisam passar por ajustes, deve ser encarada como uma excelente possibilidade de alavancar rotinas e resultados.
Ao automatizar os processos no ERP, as equipes têm a chance de reavaliar as instruções de trabalho e formatar um fluxo mais sinérgico e produtivo. Em seguida, a padronização assegura que haja segurança na execução e agilidade na entrega.
Manter o ritmo operacional
Muitas vezes, o maior empecilho para uma implantação sistêmica é justamente o medo de comprometer o andamento das atividades corporativas. Em um mundo altamente dinâmico, no qual a competitividade de mercado exige respostas imediatas, é importante que as áreas continuem funcionando perfeitamente.
Por isso, a implantação por fases permite que a empresa continue funcionando bem próximo de sua normalidade. Como os grupos são menores — e, também por isso, o acompanhamento é mais próximo —, os impactos são restritos e passíveis de ação eficaz em menos tempo.
Diante disso, é evidente que os gestores devem analisar o panorama de suas companhias, inclusive confirmando o planejamento e as atividades já programadas, para então considerar com seriedade a implantação gradual.
É importante frisar, entretanto, que não se trata de optar por um departamento em detrimento de outro, aplicando a tecnologia de gestão apenas a setores específicos. Na verdade, a implantação de sistemas em módulos garante que os ganhos operacionais sejam sinérgicos e integrados, atingindo todas as unidades de negócio sem impactar toda a operação em simultâneo.
O conteúdo contribuiu para esclarecer suas dúvidas sobre implantação de sistemas? Ótimo, nosso objetivo foi atingido! Aproveite a oportunidade e compartilhe este artigo em suas redes sociais.
