Você tem o controle de todos os processos da sua loja de material de construção? Você enxerga todas as entradas e saídas? Saiba que isso é fundamental para melhorar ações e acertar cada vez mais. Quanto mais organização e planejamento, melhor será a visão de qual caminho seguir. Essa é a função do mapeamento de processos.
Essa técnica permite que empresários enxerguem todos os detalhes envolvidos no funcionamento da empresa. Com isso, é possível ter o detalhamento de todos os passos, quais as pessoas envolvidas, recursos utilizados e resultados.
Neste post, vamos apresentar quais as vantagens do mapeamento de processos, bem como você pode começar com essa estratégia na sua empresa. Não perca tempo! Confira!
O que é mapeamento de processos?
Seguindo o conceito de mapa, aquele que mostra quais os melhores caminhos para chegar no ponto X ou Y, o mapeamento de processos proporciona uma visão ampliada de tudo que precisa ser feito: quem são os colaboradores e departamentos, o começo e o fim das ações, fluxo de tarefas, decisões tomadas, documentos envolvidos, quais os insumos necessários e disponíveis dentre outros elementos.
No entanto, é preciso considerar que o mapeamento de processos possui duas fases, AS IS e TO BE. Isso vamos ensinar mais à frente, na prática. Combinado? O importante é você entender como essa técnica é ideal para a precisão e detalhamento não somente de processos, mas também de todos os elementos da sua empresa.
Tipicamente, os mapas de processo fornecem a visão clara dos principais pontos do seu negócio, tais como eventos e resultados. Além dos níveis de detalhamento, que variam dos mais altos para os baixos, o desenho é lógico e ajuda outras pessoas a observarem e compreenderem todas as operações.
Diagrama, modelo ou mapa de processo?
Apesar de serem usados como sinônimos, os termos são diferentes e cada um possui sua definição específica.
- diagrama de processo: visão superficial, macrovisão (por exemplo, o processo de um restaurante: compra ingredientes, faz comida e serve);
- modelo de processo: indicado para quem pretende automatizar, a representação de todas as informações é completa;
- mapa de processo: fica entre diagrama e modelo, mas é o nível de detalhamento é maior.
Por que minha loja de material de construção precisa mapear processos?
O mapeamento de processos é aplicável em diferentes segmentos, no cenário das lojas de material de construção não é diferente. Se você é empresário da área, ao adotar por essa estratégia, sem dúvidas, vai perceber inúmeras vantagens. Confira algumas.
Eleva o nível do negócio
Ao enxergar o que está acontecendo com seu empreendimento, você consegue definir quais os próximos passos para avançar e se destacar no mercado. Essa elevação do nível do negócio ocorre porque você percebe quais falhas precisam de certa atenção e como agir daqui para frente.
Não se trata de duvidar da sua capacidade de perceber ou orientar colaboradores, mas às vezes são tantas tarefas que alguns erros e falhas acabam passando despercebidos. Com um mapeamento de processos bem estruturado, você consegue aumentar o foco para ações estratégicas e investir em criar oportunidades de negócio para crescer cada vez mais.
Desenho de metas
Mapear processos é sinônimo de desenhar metas alcançáveis. Por que definir aquilo que não faz parte da sua realidade? A palavra é personalização, compreender as reais necessidades e pontos de melhoria, alinhar as perspectivas e você consegue traçar quais as melhores metas de curto, médio e longo prazo.
Mais desempenho
Com as falhas apontadas e próximos objetivos definidos você mantém seu time de colaboradores ativo. O trabalho se torna mais atrativo e isso afeta diretamente na produtividade, ou seja, se todos sabem exatamente o que fazer e conversam a mesma língua, o desempenho aumenta consideravelmente.
Como começar?
Antes de começar, é fundamental como o mapeamento de processos pode ser dividido, AS IS e TO BE. Na primeira fase, AS IS, funciona como um guia para que todos os envolvidos enxerguem como os processos são feitos, é normatizada e todos sabem o que está sendo representado no mapa de processos.
No segundo momento, TO BE, todos os colaboradores sabem o que está sendo proposto. Além da visão, podem sugerir e propor melhorias. Todos falam a mesma língua. Para começar a realizar o mapeamento de processos da sua empresa, basta seguir alguns passos.
Identifique problemas
O mapeamento de processos parte da ideia de aumentar a sua visão. É preciso enxergar quais processos de trabalho estão funcionando ou não. Pontue e entenda a natureza dos principais problemas e, em cima disso, inicie o planejamento. Lembre-se que a empresa pode ser referência em organização e alinhamento e ainda assim ter pontos que a afastam da perfeição. Dessa forma, sua consciência fica ativa e você passa a enxergar aquilo que antes estava diluído nas rotinas de trabalho.
Determine atividades e colaboradores envolvidos
Após perceber e apontar aquilo que funciona ou não, é o momento de distribuir funções. Observe em quais locais os colaboradores se encaixam, avalie a função, características do funcionário e suas habilidades. A ideia é ser estratégico ao direcionar uma atividade.
Nessa etapa, você deve estipular metas personalizadas, oriente seus colaboradores para funções específicas com foco em solução de problemas específicos. Esse alinhamento é fundamental para garantir que a ação será feita no momento certo, com a entrega certa e resultado certo.
Prazos iniciais e finais
Não se esqueça dos prazos! O seu mapa de processos precisa de prazos de curto, médio e longo prazo. Isso serve para manter os colaboradores mais ativos e envolvidos, o que aumenta o desempenho de trabalho. A receita é envolver pessoas com funções específicas e prazos a serem cumpridos. Sem dúvidas, a técnica funcionará e você vai perceber alguns impactos positivos na rotina de trabalho, como o aumento da produtividade.
Por fim, entender detalhadamente o que acontece na sua empresa é mais que uma visão geral de administrador. Estamos destacando uma técnica fundamental para destaque competitivo e crescimento do seu negócio. Enxergue sua empresa e potencialize as ações. O resultado disso? Elevação do nível de todos os envolvidos.
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