Getting Things Done (GTD) é um método de organização utilizado em várias atividades relacionadas à vida pessoal ou profissional em que o foco é a disciplina e a produtividade. Ele também é interessante para a área financeira, pois ajuda a direcionar as ações das pessoas para o que realmente importa. Nas finanças, ajuda a controlar entradas e saídas de valores.
A ferramenta permite o aperfeiçoamento dos aspectos financeiros, dos investimentos e das transferências de valores. Neste post, vamos explicar o que é o método GTD e como ele funciona. Por outro lado, mostraremos como essa ferramenta ajuda na tomada de decisão, na organização dos processos da empresa, na lucratividade, entre outros.
Almeja conhecer todas as etapas para colocar o método GTD em prática na sua loja de material de construção? Siga em frente!
O que é o método GTD?
GTD é uma estratégia voltada à organização e produtividade criada por David Allen para as pessoas que almejam controlar a sua vida. A metodologia permite aos interessados deixar o caos para trás e reorganizar praticamente todos os aspectos de sua vivência. Com o uso desse método, você poderá ter dias melhores e experiências conscientes.
Como funciona o método GTD?
O GTD é muito mais do que um organizador de atividades, visto que é composto por várias etapas que auxiliam os aplicadores a obter disciplina para tomadas de decisões assertivas e clareza mental para fazer as escolhas mais produtivas. Ele proporciona mais equilíbrio psicológico e bem-estar aos usuários que precisam investir menos para ter as finanças organizadas.
O método propõe práticas para afastar pensamentos aleatórios e melhorar a concentração. De acordo com o seu criador, é um sistema de gerenciamento que pode ser aplicado tanto na vida profissional quanto na área pessoal das pessoas. Ele promove capacidade, inovação, alta performance e alivia as sensações de sobrecarga de trabalho.
Além do mais, o GTD estimula a autoconfiança, a clareza e o foco dos indivíduos. A técnica aplicada elimina a necessidade de memorizar, possibilita ao usuário manter a atenção voltada à realização das suas tarefas mais relevantes e flexibiliza as ações realizadas. A metodologia é utilizada para a definição de tarefas e a adoção de medidas conforme os recursos disponíveis.
Como esse método ajuda na organização e produtividade?
Esse método ajuda a organizar os processos da empresa e a aumentar a produtividade, inclusive nas lojas de material de construção. Ele gera diversos benefícios nas rotinas diárias, tais como o ganho de tempo, o foco no presente, a liberdade de escolha, a redução do estresse, a eliminação de tarefas irrelevantes, o equilíbrio financeiro, a separação das atividades prioritárias etc.
Quais são as 5 etapas para colocar esse método em prática?
O método GTD pode ser aplicado no varejo para fazer o registro, acompanhamento e armazenamento das atividades de rotina. Todas essas informações não precisam ficar gravadas na mente do usuário que consegue fazer um gerenciamento apropriado. Veja a seguir as 5 etapas para colocar essa metodologia em prática e obter as vantagens que ela oferece!
Capturar
A etapa da captura está relacionada à faculdade de excluir dos pensamentos as tarefas que devem ser realizadas e transferi-las para um ambiente confiável, por exemplo, uma agenda ou aplicativo. Sendo assim, você precisa coletar todas as atividades que necessitam de cuidados e colocá-las em outros locais, como caixa de entrada de e-mail, cartões de visitas, anotações em papel etc.
A caixa de entrada digital também pode ser útil para guardar arquivos digitalizados ou salvos na nuvem. Nesse caso, você conseguirá fazer o que realmente precisa em vez de ficar preocupado com o pagamento de contas. Cada dia será planejado para a realização da ação que deverá ser feita, e isso vai facilitar o seu dia a dia.
Esclarecer
Nessa etapa, o usuário faz uma análise das tarefas a serem executadas. Por meio de uma avaliação mais profunda, é possível escolher o que requer atenção e classificar essa demanda como uma prioridade. Utilize termos para identificar as atividades, por exemplo, “lixo” é o que pode ser excluído, “arquivo” são os dados que serão consultados e “incumbe” o que será feito.
Quando são necessárias ações, categorize-as de modo distinto. A classificação “projeto” refere-se aos trabalhos que requerem duas ou mais ações. Já a “faça agora” representa o que é urgente, enquanto a “delegue” aponta o que deve ser repassado para outra pessoa fazer. Por fim, “calendário” são as tarefas que estão com prazo marcado para serem concluídas.
A “lista de afazeres” registra as ações que não têm data limite ou horário agendado para a entrega. Depois de terminar de fazer as categorizações, inicie a execução das tarefas que foram classificadas no espaço “faça agora”. Desse modo, você vai ficar livre das atividades pequenas que atrapalham o planejamento diário. Nessa classificação estão os pagamentos, investimentos transferências etc.
Organizar
Organize as listas que ficarão acessíveis sempre que for preciso. Registre nelas as tarefas que devem ser efetuadas de modo presencial e aquelas que serão feitas pela internet. Utilize tags para diferenciar as categorias e localizar as atividades com agilidade, além de averiguar o tempo que elas exigem dos colaboradores.
Refletir
Revise tudo e previna-se contra imprevistos. Essa é a hora de revisar o que foi programado para ter certeza de que as informações estão atualizadas e ter uma perspectiva dos próximos dias. Tire algumas horas para rever as caixas de entradas e conferir os compromissos do calendário. Antes de concluir, dê uma olhada na lista dos afazeres e atenda as prioridades.
Engajar
Nessa fase é possível perceber que tudo está sendo feito da maneira que deve ser efetuado. Não se distraia com outros pensamentos e comece a executar as tarefas pendentes. Não permita que outras pessoas interrompam as atividades, já que é necessário se concentrar para concluir os trabalhos. Mantenha-se focado.
Quais são os 5 níveis do método GTD?
A metodologia GTD tem 5 níveis que são complementares às etapas mencionadas acima. O nível ground é o início da sistematização das atividades, enquanto no nível da organização dos projetos.
No nível 2 estão as áreas de foco para selecionar as tarefas, e no nível 3 são listados os objetivos de 0 a 2 anos. Já no nível 4 retrata-se a visão de 3 a 5 anos, e no nível 5 registra-se o propósito de forma ampla.
Compreendeu o que é o método GTD e entendeu como ele ajuda na organização e produtividade? Saiba que é possível aplicar esse método na sua loja de materiais de construção utilizando uma ferramenta para anotar as tarefas diárias. Siga as etapas mencionadas acima e organize as atividades de acordo com o fluxo e os resultados.
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