O sucesso de uma empresa de varejo está ligado a um planejamento eficaz. Esse processo requer, principalmente, organização e controle acerca de tudo o que acontece no dia a dia do comércio. A melhor maneira de administrar todo esse conjunto de fatores é com o auxílio de um Sistema de Gestão Empresarial — também conhecido como ERP (do inglês Enterprise Resource Planning).
Esse programa é uma ferramenta essencial para o varejista no momento de controlar os processos do negócio. Além disso, contar com um software de gestão na sua loja de materiais de construção ajuda no aumento da produtividade e também na lucratividade. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura!
Como funciona um sistema de gestão empresarial?
O ERP integra diversos setores da companhia, automatizando os procedimentos operacionais e conectando variáveis. Assim, promove a centralização da informação e facilita o compartilhamento de dados.
É uma ferramenta essencial para a realização de análises e que favorece os processos decisórios. A parte operacional é efetivada com rapidez, e a equipe tem mais tempo para focalizar as ações estratégicas do negócio.
A função do ERP é processar informações, automatizar processos, simplificar a gestão e oferecer condições sólidas que facilitem a dinâmica do gerenciamento. Um sistema de gestão empresarial promove a comunicação colaborativa, ajuda no acompanhamento de prazos das entregas, melhora a avaliação de rentabilidade, auxilia na gestão de estoque e compras, otimiza a gestão fiscal e aumenta o controle do negócio.
Além disso, ele facilita o planejamento, promove a integração de processos e estimula a redução de custos.
Por que devo considerar a adesão a um ERP?
O Sistema de Gestão Empresarial é um importante aliado do varejista, pois ele é capaz de integrar os processos da loja e automatizar uma série de operações. Para uma loja de materiais de construção, por exemplo, os benefícios vão desde o combate ao desperdício no estoque a um possível planejamento de expansão do negócio.
Isso só é possível porque o ERP proporciona a centralização de todos os dados do negócio. Ou seja, todas as informações relativas aos processos gerenciais e, sobretudo, operacionais da loja passam a compor um único sistema. Isso garante ao lojista um olhar abrangente do negócio, e aos vendedores, uma maior gama de informações para que realizem sempre as melhores vendas.
Quais os principais benefícios de um ERP para uma empresa de varejo?
Automatizar processos comerciais, calcular as vendas, monitorar o estoque e trabalhar na reestruturação de preços são algumas das vantagens de um Sistema de Gestão Empresarial. Confira detalhes de alguns benefícios que ele pode oferecer para a sua loja:
Automação comercial
O ponto de venda é o local onde seus clientes concretizam a compra e em que são geradas informações importantes sobre esse processo:
- quais produtos o cliente comprou;
- quanto ele pagou;
- qual foi a forma de pagamento etc.
Uma das funções da automação comercial, nesse sentido, é reunir esses dados, processá-los e assegurar que indiquem o que ocorreu no caixa no momento da venda. Eles servirão como base para nutrir operações internas da loja, desde a própria gestão de vendas, gestão financeira e controle de estoque até a gestão fiscal.
Outro ponto importante desse processo é que o vendedor fica munido de informações para realizar a melhor venda possível.
Controle de estoque
Podemos dizer que o estoque é o grande gargalo do lojista, concorda? Alguns dos problemas recorrentes são:
- compras em excesso;
- cadastro de produtos sem detalhamento correto;
- falta de conferência nas entradas.
- produtos com baixa rotatividade; e
- perdas por furtos, avarias ou falhas gerenciais.
Utilizando um ERP, as falhas nesses processos operacionais são praticamente eliminadas, já que os dados passam a constituir um sistema unificado. Além disso, toda empresa tem a possibilidade de acompanhar as movimentações efetuadas no estoque automaticamente. As informações são integradas aos setores de vendas, compras, logística etc.
Gestão fiscal
Para garantir que o lojista esteja cumprindo com todas as exigências tributárias e fiscais impostas pelo governo — inclusive, tendo em vista as atuais e constantes mudanças na legislação —, o ERP reúne e armazena as informações contábeis e fiscais com maior segurança, sendo indispensável para empresas de todos os portes.
Planejamento eficiente
A partir das informações coletadas pelo ERP o lojista passa a entender o real cenário da loja e a saber exatamente o que deve fazer para que o negócio cresça.
Então, é possível projetar cenários de vendas e resultados futuros. Ou seja, o gestor da loja tem uma ferramenta robusta para implementar intervenções efetivas e que sejam capazes de auxiliar no alcance de melhores resultados.
Agilidade
Com um sistema de gestão empresarial, os dados ficam conectados e integrados, gerando agilidade e rapidez no cotidiano. Uma série de procedimentos manuais são eliminados, pois basta digitar a informação uma vez para que o dado se propague entre os setores do empreendimento.
Essa medida facilita o monitoramento, o processamento e o fechamento de operações, tornando o cotidiano de trabalho mais ágil. O ERP é um sistema inteligente, que garante mais praticidade e otimiza o dia a dia na organização.
Segurança da informação
Quando temos um empreendimento, a perda de informações e documentos é muito temida, pois ela pode gerar uma série de prejuízos. Uma solução informatizada salva os arquivos de maneira segura e precisa, de forma que você não tenha preocupações com o risco de perda de dados. O sistema realiza operações de backup diariamente, proporcionando para o usuário mais segurança, comodidade e tranquilidade no cotidiano de trabalho.
Redução dos custos
Como dissemos, uma das grandes vantagens da utilização de um ERP é o acesso prático à informação. Essa integração faz com que a informação flua de forma mais confiável, o que contribui para análises e planejamentos que servirão de embasamento para cortar e evitar gastos desnecessários. Isso só é possível porque o ERP permite:
- gerar relatórios precisos sobre as vendas;
- ter maior controle do estoque; e
- aumentar a produtividade, sobretudo dos vendedores.
Como um ERP pode garantir mais confiança nas informações geradas em um negócio?
Para que todo esse fluxo de informações funcione da maneira mais adequada, dois fatores são de extrema importância. Veja quais são eles a seguir.
Implantação
Podemos dizer que grande parte do sucesso do funcionamento de um ERP no varejo parte de uma implantação bem-feita. É ela que vai dar a garantia de que as informações geradas no negócio são confiáveis.
Na MicroUniverso, por exemplo, a equipe comercial busca o máximo de informações sobre como a empresa que vai adquirir o software funciona para que o time de implantação possa chegar à loja munido de informações sobre o negócio e as expectativas que o lojista tem quanto ao uso do ERP.
Nesse caso, a implantação é um dos pontos-chave para o sucesso na utilização do ERP. Ela deve ser muito bem conduzida para que a empresa tenha plena garantia e confiança nas informações que serão geradas pelo sistema. Quanto mais bem implantado o sistema, maiores são as chances de as informações serem fidedignas e tudo funcionar perfeitamente.
Integração
O ERP permite que você tenha mais confiança nas informações geradas, porque os dados inseridos em uma parte do sistema são comunicados aos outros setores de forma integrada. Isso promove uma gestão transparente e efetiva, minimizando erros e retrabalho.
As dificuldades geradas pelo processamento manual das informações (como as falhas de digitação e a incompatibilidade entre plataformas) são eliminadas. Esses fatores contribuem com a efetividade de processos e garante mais eficácia e eficiência para o negócio.
Como escolher um sistema de gestão empresarial?
O mercado conta com várias alternativas de sistema de gestão empresarial, por isso é fundamental para o sucesso do seu negócio fazer uma escolha certeira. Para optar pelo ERP que melhor se encaixa em seu negócio, é importante levar em conta uma série de fatores. Veja quais são esses elementos a seguir!
Relação custo-benefício
Um sistema de gestão empresarial é um investimento para a empresa, e o preço mais baixo nem sempre representa a melhor solução. O mercado na área de soluções informatizadas para gestão corporativa está em firme expansão, mas para que os processos sejam bem encadeados, é fundamental avaliar a relação custo-benefício da ferramenta.
De nada adianta adquirir um software barato, mas que não cumpra com as demandas do seu empreendimento. É preciso buscar um programa que proporcione um retorno positivo para a empresa. Dessa forma, seu capital é investido em recursos que realmente promovem benefícios para a companhia, otimizando o trabalho e facilitando o desempenho dos processos.
Análise técnica e das funcionalidades
É importante fazer uma boa análise técnica das funcionalidades do sistema de gestão empresarial. Isso porque as fornecedoras desenvolvem ferramentas específicas de acordo com a área de atuação do contratante. Um software para um supermercado é diferente de um programa direcionado ao varejo de material para construção.
Por isso procure por uma solução que esteja focada em seu ramo e verifique se as funcionalidades se encaixam em suas necessidades facilitando os processos e promovendo a integração entre as diferentes áreas.
Os procedimentos manuais devem ser banidos, pois, ao inserir uma informação o dado já é comunicado para todos os outros setores. Mas essa operação de promoção de eficiência só acontece se houver compatibilidade entre as funcionalidades do ERP e as áreas do negócio.
Diagnóstico de problemas
Identificar quais são os seus problemas é um passo importante antes de procurar uma solução informatizada de gerenciamento. Para isso, faça uma avaliação de todos os seus processos, identificando as falhas, os pontos em que há dificuldade, entraves de comunicação e procedimentos muito lentos e pouco eficientes. Identifique quais são as suas “dores”.
O objetivo desse diagnóstico interno é mapear os problemas e identificar quais são os pontos de intervenção. Um diagnóstico ajuda a localizar quais são as principais dificuldades a serem melhoradas. Isso permite que a empresa trabalhe com mais efetividade. Dessa forma, é possível utilizar a ferramenta com mais precisão, estabelecendo prioridades e utilizando as funcionalidades do programa para eliminar os entraves encontrados.
Opinião de outros clientes do fornecedor
Uma boa opção para procurar por uma ferramenta de gestão para sua empresa é entrar em contato com clientes do fornecedor do software que trabalham no seu segmento. Pergunte sobre a ferramenta, os benefícios que ela trouxe, defeitos que o cliente pode ter encontrado no recurso, fraquezas e potencialidades do software.
Indague também sobre o atendimento oferecido pelo fornecedor em termos de venda, pós-venda e suporte. Lembre-se de procurar clientes que sejam do mesmo ramo que o seu, pois isso torna as considerações ainda mais construtivas para a sua escolha.
Facilidade/aplicabilidade
Um sistema de gestão empresarial objetiva promover a integração de processos, otimizar procedimentos e melhorar a rotina do gestor e dos colaboradores. Assim, é fundamental observar as propriedades de facilidade e aplicabilidade do programa. Um software com interface intuitiva e funcionamento simples permite alcançar vários benefícios e desenvolver as potencialidades do negócio.
É importante procurar um sistema de gestão empresarial que tenha uma interface simples e um funcionamento ágil e fácil. Plataformas complexas podem gerar dificuldades para os colaboradores, trazendo dificuldades de adaptação e gerando erros a curto prazo.
Busque ferramentas que sejam fáceis de utilizar e que tornem as operações mais eficazes. Dessa forma, os usuários aprendem rapidamente a usar a ferramenta, e o sistema passa a ser uma parte essencial do negócio, contribuindo para o alcance de bons resultados.
É bom lembrar que o processo de escolha não é simples, mas é ele que vai determinar o sucesso da implantação. Esses esforços vão refletir diretamente nos resultados da empresa e no retorno alcançado pela estratégia.
Muitos motivos fazem com que um ERP seja essencial para uma empresa de varejo. Ele cobre desde o controle de estoque até o planejamento eficaz do crescimento do negócio, possibilitando um maior controle sobre aspectos fundamentais do comércio.
Em outras palavras, um Sistema de Gestão Empresarial otimiza o tempo de execução das atividades, reduz os custos e aumenta a produtividade no seu negócio. Dessa forma, é possível alcançar melhores resultados e ter uma gestão mais eficiente.
E você, gostou de saber como um sistema de gestão empresarial promove uma série de benefícios para o empreendimento? Aproveite e confira também os nossos post sobre as 11 funcionalidades do ERP MicroUniverso para as gestões de vendas e compras e impulsione os resultados da sua organização!
