O retrabalho é algo que poucos empresários conseguem evitar em uma loja de material de construção. Se não houver uma gestão eficiente, várias atividades precisarão ser refeitas por serem realizadas de modo inapropriado desde o seu início. Isso pode trazer várias dificuldades para os colaboradores e para os gestores que perdem tempo, materiais e dinheiro.
Portanto, o retrabalho precisa ser evitado e isso será possível se as tarefas forem feitas da forma correta. Refazer atividades traz prejuízos significativos, como a redução do engajamento dos talentos, a diminuição da produtividade dos times, a elevação dos custos para o negócio e a consequente perda da lucratividade. Por isso os retrabalhos precisam ser evitados.
Gostaria de saber como os retrabalhos acontecem e de que modo você pode eliminá-los? Acompanhe a leitura!
Quais são os malefícios do retrabalho?
Muitos malefícios que afetam o faturamento decorrem da necessidade de realizar retrabalhos em uma loja do varejo. Um deles é o desperdício do tempo dos colaboradores, que realizarão duas vezes a mesma atividade. Os profissionais precisam parar o que estão fazendo, identificar a falha, pegar as mercadorias e analisar a causa do erro.
A interrupção da rotina para refazer processos acaba sendo cansativa e, na maioria das vezes, desmotivadora. Quem cometeu o erro acaba ficando com receio de sofrer pressão e precisa consertar algo que sabe que poderia evitar com um pouco mais de atenção. Essa situação afeta negativamente o clima no ambiente de trabalho e reduz a qualidade dos serviços.
Até o ritmo e a produtividade caem. Os clientes da loja se mostram insatisfeitos ao receber um produto que não atende as suas demandas e a imagem do negócio é prejudicada. O retrabalho pode levar à perda de clientes e causar uma mancha na reputação da empresa, especialmente se a falha decorrer da entrega de uma mercadoria errada ou vencida.
Como o retrabalho acontece?
O retrabalho pode ser originado de várias maneiras, por força maior, pelo cliente ou pelos executores de serviços. Geralmente ele é originado pelo fator humano, ou seja, o erro decorre de falhas ou decisões equivocadas tomadas por profissionais ou outras pessoas. No entanto, há também o fator técnico proveniente de falhas mecânicas ou eventos inesperados que afetam as máquinas.
Força maior
Às vezes, o retrabalho não acontece por falha humana e sim por que algumas tecnologias podem travar. Por exemplo, quando o sistema da loja de material de construção fica fora do ar ou durante a falta de energia elétrica que ocorre no meio de procedimentos que estavam em curso. Nesse caso, existe um fator técnico que requer o entendimento mútuo.
Solicitante
Em outras ocasiões, os retrabalhos surgem em virtude da falta de decisão do solicitante, que pode ser outro colaborador da loja ou um cliente, cujas expectativas são confusas. Acontece se houver dificuldade de comunicação com os profissionais responsáveis pelas atividades, tendo em vista que há um briefing incoerente ou incompleto transmitido para um funcionário.
Executor
Quando a causa é o executor, significa que o retrabalho resulta da ausência de habilidade ou da imperícia dos profissionais envolvidos. Talvez seja falta de experiência e o talento precisa passar por um treinamento, ou então ser remanejado para outra função. Porém, se a origem do problema for a aplicação de uma estratégia equivocada, invista em gestão de projetos.
Quais são as principais formas de evitar retrabalho?
Pode até parecer um grande desafio diminuir os retrabalhos em uma loja do varejo. Os gestores podem pensar em reduzir o tempo investido em determinadas tarefas, cortar despesas para diminuir os gastos e utilizar métodos para satisfazer os clientes. Contudo, é necessário cuidar para não perder qualidade. Veja a seguir algumas dicas relevantes para atingir esse objetivo!
Entenda dos processos internos
O primeiro passo a ser dado é compreender como são realizados os processos internos da sua loja. Essa compreensão ajudará a criar planejamentos mais apropriados e a investir em soluções tecnológicas para tornar os processos mais enxutos. Você conseguirá planejar os novos investimentos e saberá o que pode ser eliminado sem afetar a capacidade produtiva dos times.
Entender os processos e as contribuições que cada atividade fornece aos resultados da sua loja é fundamental para fazer adequações e intervenções bem-sucedidas. O entendimento ajudará a diminuir custos de alguns setores sem impactar de modo negativo outros departamentos que também fazem parte do negócio e a obter um desempenho mais satisfatório das equipes.
Delegue funções e trabalhos
Depois de compreender mais profundamente os processos internos da loja, o gestor precisa definir com clareza o fluxo de tarefas. Faça um mapeamento das atividades que são executadas diariamente e organize os procedimentos diários essenciais. Faça com que os colaboradores saibam a importância que tem cada tarefa, como ela deve ser realizada e com o auxílio de quais recursos.
Encontre o profissional mais preparado para cada função e não negligencie as competências de cada colaborador. Você pode criar um fluxograma que registre todos os processos internos e detalhar como eles deverão ser executados para reduzir a refação. Delegue os trabalhos conforme as habilidades dos integrantes dos times e monitore o que estiver sendo feito pelos iniciantes.
Invista no treinamento dos funcionários
Avalie a maneira que as tarefas estão sendo executadas pelos colaboradores para descobrir onde está o problema que gera retrabalhos. Identifique onde estão os gargalos que atrapalham a performance do colaborador, por exemplo, realização de trabalhos repetitivos ou manuais que desanimam os profissionais. Aposte na automação de alguns processos e terá mais retorno dos seus investimentos.
Ofereça bons treinamentos para os funcionários que estão dispostos a aprender e a crescer profissionalmente. Afinal, os times precisam conhecer todas as funcionalidades do sistema que será adotado para automatizar tarefas e diminuir os retrabalhos. Os colaboradores devem entender ainda a importância das ferramentas para o sucesso da loja e das mudanças que estão ocorrendo.
Use tecnologia para reduzir o trabalho manual
Escolha uma tecnologia que reduza consideravelmente os trabalhos manuais. Um ERP, por exemplo, torna os dados visíveis para os trabalhadores de praticamente todos os departamentos e ajuda a monitorar os processos das empresas. A solução vai ajudar com a automação fiscal, facilitar a gestão de estoque e o monitoramento das vendas efetuadas todos os dias.
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