Durante muito tempo, uma micro ou pequena empresa que quisesse contar com um sistema de gestão em sua loja de material de construção precisava dispor de muitos recursos financeiros para isso. Dessa forma, tornar os processos mais eficientes e promover o crescimento do negócio eram objetivos bastante distantes. No entanto, a realidade hoje é outra, completamente diferente.
Atualmente, a relação custo-benefício de um bom sistema de gestão de materiais viabiliza a aquisição de soluções acessíveis para cada tipo de necessidade. Assim sendo, acompanhar todas as informações geradas em todos os setores da loja fica bem mais fácil. No entanto, você sabe identificar os indícios que a sua loja de material de construção precisa de uma ferramenta como essa?
Se a sua empresa apresenta algum desses 14 sintomas que mostraremos agora, neste post, não hesite em contratar agora mesmo um bom sistema de gestão, porque certamente você colherá bons frutos desse investimento. Boa leitura!
1. Processos desalinhados
Mesmo em tempos de crise, é possível diminuir os impactos na sua loja de material de construção, graças à quebra dos limites geográficos e de comunicação por meio da internet. A verdade é que, com isso, a demanda no mercado tende a aumentar. Assim, os processos nas empresas devem estar bem “redondos”, ou seja, é preciso ser muito mais eficaz e ágil.
Contudo, se a ideia for manter o seu padrão de qualidade com o crescimento do negócio, é fundamental que as equipes de trabalho estejam muito bem alinhadas. Além disso, tenha em mente que quanto mais tarefas são executadas manualmente, maiores serão as chances de haver problemas durante a execução dos processos.
Se essa for a realidade de sua loja de material de construção, providencie imediatamente a implantação de um sistema de gestão. Afinal, você não quer sofrer prejuízos como atrasos nas entregas, funcionários desmotivados e perda de receita, certo? Não espere, portanto, passar por um momento de dificuldade para tomar uma atitude, uma vez que processos desalinhados trazem baixa produtividade.
2. Desorganização
Outro grande desafio que algumas lojas de material de construção enfrentam é a falta de organização e, muitas vezes, pelos mesmos motivos: aumento da concorrência e crescimento da demanda, por exemplo. Nesse cenário, passam a executar ainda mais processos que o habitual e, dessa forma, não são capazes de se manter minimamente organizadas.
Com o agravante que grande parte dessa dificuldade acontece em função de gestões engessadas e ultrapassadas. Assim, quando há uma demanda pelo cumprimento das obrigações ocasionadas pelo aumento da procura, vários projetos sofrem com a falta de organização. Se você não conta com um empreendimento organizado, isso significa que:
- o planejamento não é eficiente;
- o estoque não está controlado;
- é difícil acompanhar a produtividade dos colaboradores;
- não é possível saber exatamente sobre os índices de lucratividade e rentabilidade do negócio.
- Em contrapartida, ao adotar um sistema de gestão, a loja será gerenciada de maneira mais eficiente.
Uma boa ferramenta, além de otimizar tanto o tempo quanto os recursos disponíveis e facilitar a prevenção de ocorrências negativas, aumenta também as chances de sucesso de um empreendimento.
3. Falta de acesso às informações de seu próprio negócio
Você tem todas as informações de sua loja de material de construção na ponta da língua? Por exemplo, se alguém perguntasse agora qual é a sua lucratividade por produto, você saberia responder?
Um negócio pode perder dinheiro facilmente ao concentrar esforços em atividades que não dão lucro. Nesse sentido, deixar de saber exatamente o custo do produto assim como a lucratividade, significa que você não acompanha de perto um dos mais importantes indicadores de vendas de seu empreendimento.
Com o apoio de um sistema de gestão a qualquer momento, tanto você quanto os colaboradores podem obter uma visão bastante ampla de todas as operações. Um bom meio para a equipe de vendas melhorar o desempenho, por exemplo, é ter acesso ao histórico completo dos negócios fechados em um determinado período.
4. Dificuldades no planejamento e tomada de decisão
Não há como ter um planejamento seguro e eficaz sem uma análise e comparação detalhada de números. Se existe algo que deixa o trabalho bem mais complicado e, muitas vezes até inviável, é o armazenamento de informações por meio de anotações em papéis, cadernos ou em ferramentas separadas.
Ter planos para o negócio quer dizer que você pensa em ideias e ações para superar os obstáculos do passado e espera manter a loja em um bom ritmo de crescimento. Porém, sem as informações de um histórico dos acontecimentos, ou seja, as ferramentas necessárias para esse tipo de trabalho, essa idealização fica só na teoria.
Um sistema de gestão robusto, além de armazenar todas as referências importantes do negócio, também torna possível a realização de projeções estratégicas baseadas em relatórios gerenciais. Além disso, com uma integração bem-sucedida dos setores da loja — outra grande vantagem dessa solução —, tudo fica mais concreto e seguro.
Afinal, tendo em mãos elementos atualizados constantemente e informações reais, o empreendedor passa a assumir, verdadeiramente, as rédeas da empresa. Com isso, torna-se viável identificar possíveis pontos fracos e tomar as decisões mais acertadas, a fim de implementar estratégias mais eficazes.
5. Problemas com logística
Se a sua empresa gasta valores exorbitantes com transporte e logística, certamente é por conta de erros no processo de conferência e por falta de comunicação na entrada e saída de materiais. Além disso, falhas desse tipo também prejudicam diretamente a movimentação e entrega de pedidos.
Por isso, embora alguns desses pedidos de valores mais altos possam esconder os problemas logísticos, uma loja que quer aumentar sua participação no mercado precisa, urgentemente, otimizar esses processos.
A boa notícia é que um bom software oferece as ferramentas ideais para isso. É por meio dele que o empreendedor aprimora o monitoramento de entrada e saída de materiais, assim como o acompanhamento de todos os números do estoque.
6. Processos demorados
As tarefas manuais geram o desperdício de tempo dos colaboradores. O uso de ferramentas arcaicas podem atrasar os procedimentos e gerar prejuízos financeiros para a loja de material de construção. Arquivos de papel e outros documentos são gerenciados de forma mais lenta sem o uso de uma solução tecnológica, sem falar nas falhas e erros que acontecem continuamente.
A falta de investimentos em um sistema de gestão apropriado para esse tipo de negócio torna os processos mais complexos e demorados. Isso reflete na lucratividade do estabelecimento, pois os colaboradores ficam presos às atividades que podem ser realizadas pelas ferramentas automatizadas. A aplicação da tecnologia aumenta a eficiência, otimiza o tempo e potencializa as possibilidades de sucesso.
7. Retrabalhos
Por mais esforço e dedicação dos seus colaboradores, sempre existirão retrabalhos, já que a ausência de um sistema de gestão faz com que eles tenham uma rotina muito agitada. Os gestores não conseguem fazer a previsão de problemas futuros e, muitas vezes, nem sequer conseguem descobrir a causa dos resultados negativos no final de cada período.
Um ERP (Enterprise Resource Planning) é indispensável para a organização e o planejamento de uma loja. Com ele, fica mais fácil controlar o estoque, gerenciar os tributos, acompanhar o desempenho dos colaboradores e averiguar a rentabilidade do estabelecimento. Sem uma solução atualizada, é certo que haverá desorganização e os gestores não conhecerão a realidade da empresa.
O sistema é importante para a integração de todas as etapas de trabalho e para a centralização das informações em um único lugar. Por exemplo, quando uma venda é realizada, o colaborador faz o lançamento no software que registra a forma de pagamento e ajuda a administrar o setor financeiro. As demais informações de outros departamentos são automaticamente atualizadas.
8. Dificuldade de acessar informações
A dificuldade de acessar informações essenciais sobre os recursos financeiros disponíveis, a quantidade de itens em estoque, os pedidos já efetuados e outros fatores são sinais de que a sua loja necessita de um sistema de gestão. Ao fazer isso, você saberá com precisão os valores que estão no caixa, as contas a pagar e a receber, o índice de inadimplência etc.
O ERP aponta inclusive os recursos que estão com terceiros, mas que deveriam fazer parte do patrimônio da sua empresa. Com ele, a gestão das finanças será mais efetiva e você não precisará lançar as informações em uma planilha ou outro tipo de sistema. O software é personalizado para fornecer as informações corretas sobre custos, processos e capital de giro.
A solução aponta também os indicadores do estabelecimento, os índices de produtividade e evita as falhas em processos internos e externos. Adote um sistema de gestão para a sua loja e tenha tempo para cuidar das questões mais importantes relacionadas à administração e criação de estratégias para a alavancagem dos negócios.
9. Descumprimento dos requisitos contábeis
Caso você já tenha percebido que de vez em quando acontece o descumprimento dos requisitos contábeis que leva a aplicação de penalidades pelo Fisco, saiba que realmente precisa de um ERP. Normalmente os contadores selecionam o regime tributário do Simples Nacional para as lojas de materiais de construção por que elas se encaixam nas exigências legais.
No entanto, essa opção tributária gera diversas obrigações e tem várias singularidades que podem acabar sendo a causa de erros. Um software de gestão poderá auxiliar o gestor a compreender melhor essa área do negócio e a eliminar qualquer chance de falha. Ele vai compilar, organizar e gerar relatórios importantes para as auditorias fiscais, além de estruturar os dados contábeis.
10. Conhecimento centralizado
Verifique a existência de conhecimentos centralizados em um único profissional que impede a sua ausência na loja. Os colaboradores precisam tirar férias e, em algum momento, terão que ser substituídos. A centralização de informações em uma única pessoa revela que os processos manuais e os sistemas isolados precisam ser substituídos por uma solução atualizada.
Um software vai colocar um fim nessa dificuldade e todas as informações poderão ser compartilhadas entre os departamentos para aumentar a produtividade dos demais colaboradores. A tecnologia facilita o acesso e mantém o histórico das atividades realizadas para que todos acessem e tomem conhecimento da realidade do negócio e aprimorem as suas habilidades.
11. Processos de pagamento incoerentes
Procedimentos de pagamentos no varejo desordenados são um problema que as lojas podem enfrentar se os empreendedores não utilizam um sistema de gestão. Nesse caso, os líderes não terão noção de quem já pagou pelas suas aquisições e quais consumidores estão em situação de inadimplência. Isso acarreta falta de recursos em caixa e no atraso para o cumprimento de obrigações.
12. Falhas na comunicação entre equipes
Há falhas na comunicação entre os colaboradores? Erros são muito comuns em lojas que ainda não adotaram um ERP específico para o seu segmento. A escolha de um software integra equipes e processos e permite que o trabalho seja mais alinhado e dinâmico, assim como mantém um padrão durante as etapas dos serviços que são regularmente realizados.
O sistema de gestão promove a integração perfeita entre todos os departamentos e aperfeiçoa a comunicação entre todos os envolvidos. Desse modo, as anotações em locais comuns, o uso de bilhetes e planilhas desaparecem porque se tornam desnecessários. Essas práticas são a origem de muitas dificuldades de modo que os ruídos na comunicação precisam ser eliminados.
13. Impossibilidade de expansão
Você vem pensando em expandir a sua loja de material de construção, mas percebeu que, devido às condições de trabalho, esse objetivo não poderá ser alcançado? Então, o seu estabelecimento precisa utilizar um sistema de gestão para facilitar a expansão dos negócios. Ele vai ajudá-lo a aproveitar novas oportunidades e a se tornar uma referência no mercado.
Softwares específicos para esse segmento fazem as lojas prosperarem e não permitem que o empreendedor fique acomodado. Eles são uma possibilidade porque evitam as falhas que atrapalham o crescimento desses estabelecimentos. Além disso, preparam o negócio, aprimorando a sua estruturação e auxiliando para a realização de mudanças que podem ser radicais.
14. Dados financeiros inacessíveis
A dificuldade de acesso aos dados financeiros da sua loja indica que chegou o momento de aderir a um sistema de gestão atualizado. Ele vai facilitar a visualização dos recursos financeiros e o planejamento dos novos investimentos. Por outro lado, evitará que a sua loja se torne inadimplente e ajudará a gerenciar o orçamento de maneira eficaz.
O ERP MicroUniverso é um sistema focado para o varejo de materiais para construção, altamente maduro e robusto que consegue otimizar os processos, dar uma visão geral de toda a empresa, reduzir custos e eliminar desperdícios e prejuízos. O resultado de tudo isso é a geração de uma grande rentabilidade nas operações das empresas de seus clientes.
Então, gostou do post e quer solucionar esses problemas de uma vez por todas? Entre em contato conosco agora mesmo. Teremos muito prazer em formar uma parceria de sucesso com você!
